O que é a gestão de mudanças organizacionais

A gestão de mudanças organizacionais (GMO) compreende um conjunto de práticas, processos e ferramentas destinadas a preparar uma organização e seus stakeholders para as mudanças. Elas podem ocorrer em diversos aspectos do empreendimento, como: cultura organizacional, tecnologias, processos, entre outros.

Esta abordagem é especialmente enfatizada em projetos complexos, como a substituição de um ERP (Enterprise Resource Planning), conhecido como “Planejamento dos Recursos da Empresa”.

Conhecido como  “sistema ERP” , é um software de gestão empresarial que permite automatizar processos manuais, armazenar dados e unificar a visualização de resultados.

Contudo, nem todas as mudanças são necessariamente grandes e é possível fazer a gestão de mudanças em menor escala, naqueles projetos que envolvem mudanças mais sutis.

Exemplos de mudanças organizacionais

É importante ressaltar que toda mudança gera um impacto e é necessário estabelecer um processo eficaz de gestão de mudanças para lidar com esses impactos.

Esse processo visa garantir que a organização e os stakeholders estejam verdadeiramente preparados para a mudança, reduzindo assim a resistência, que pode representar riscos para o projeto, inclusive levando ao seu cancelamento.

Entre as principais mudanças organizacionais estão:

• Substituição de sistemas;
• Fusão e aquisição de negócios;
• Transformação ou reengenharia de processos;
• Reposicionamento de marca;
• Desenvolvimento de novos negócios ou produtos;
• Abertura de filiais, unidades e sedes.

4 estágios da mudança

O processo de gestão de mudanças abrange desde a identificação de uma necessidade de mudança até a sua estabilização.

Uma mudança se estabiliza quando é amplamente adotada por todos na organização, permitindo assim que a empresa esteja pronta para iniciar um novo ciclo de mudança com base nos resultados obtidos.

Essa jornada de mudança passa por quatro estágios, formando a chamada Curva da Mudança:

1. Status quo — ou o momento atual da organização —, no qual as pessoas estão acostumadas a realizar suas atividades de uma certa maneira. Identificar a necessidade de mudança marca o início da Curva da Mudança, gerando sentimentos variados nos stakeholders, como estímulo, negação, incerteza e temor;
2. Disrupção: nesse estágio ocorre efetivamente uma ruptura no status quo, seja por um evento inesperado ou pela adoção de uma nova solução. Nesse momento, as pessoas podem demonstrar desilusão e resistência à mudança, devido à percepção dos impactos que ela pode causar;
3. Exploração: momento em que a curiosidade sobre a nova solução implantada é despertada, com menos resistência ao diferente. Os stakeholders começam a se adaptar à mudança e a obter resultados positivos, dando os primeiros passos para aprender a utilizar a nova solução;
4. Reconstrução: fase da consolidação da mudança, trazendo benefícios contínuos para a empresa e seus stakeholders.

Níveis de mudança organizacional

Embora todos os projetos passem por essa curva de mudança, a profundidade das mudanças organizacionais pode variar. Existem três níveis de mudança organizacional:

1. Incremental: envolve ajustes menores nos processos, exigindo menor esforço em sua implementação;
2. Radical: ocorrem mudanças significativas, como a implantação de um ERP ou fusão de empresas, exigindo uma gestão de mudanças tão importante quanto a gestão do projeto em si;
3. Emergencial: os famosos “apagar incêndios”. São aquelas mudanças não planejadas e fora do controle dos gestores, como desastres ambientais, que demandam uma abordagem ágil e adaptativa na gestão de mudanças.

Pilares da gestão de mudanças

Para garantir o sucesso da gestão de mudanças, é essencial considerar os três pilares fundamentais: stakeholders, capacitação das partes interessadas e impactos organizacionais, apoiados por uma comunicação transparente e eficaz.

Esses pilares são realmente fundamentais para preparar a organização para a mudança e para reduzir a curva da mudança, facilitando assim uma transição suave e bem-sucedida. Há, ainda, a comunicação, que dá apoio a esses três pilares.

Stakeholders

Toda mudança afeta e impacta as pessoas, de diferentes formas e em diferentes intensidades, no ambiente corporativo chamamos essas pessoas de stakeholders. Elas são, entre outros interessados, os clientes; consumidores; patrocinadores; Gerente de projetos; Governos; Órgãos regulamentadores; Investidores; Sindicatos; Escritório de projetos (PMO).

Por isso a importância da gestão de stakeholders — ou gerenciamento das partes interessadas, conforme orienta o Guia PMBOK® — é o conjunto de processos que tem por objetivo identificar os stakeholders, mapear suas expectativas e necessidades e, desta forma, elaborar estratégias para engajar as pessoas em um projeto de mudanças e ainda, prepará-las para as ações posteriores ao projeto.

Em um projeto de implantação de ERP, por exemplo, as principais partes interessadas seriam os clientes e os usuários do sistema, embora existam outras pessoas afetadas pelo projeto; sendo que estes não participam da execução do projeto, mas deverão dar continuidade a ele. Por isso, todos devem estar cientes das mudanças e apoiá-las.

Treinamento das partes interessadas

Para uma mudança ocorrer como planejado é preciso que os colaboradores estejam cientes e preparados para ela. Isso significa comunicar de forma clara e precisa todos que serão afetados pela mudança, seja de forma negativa ou positiva.

Como citamos anteriormente, a implantação de ERP é um projeto abrangente e isso significa que vai impactar muitas pessoas e exigir novas posturas delas. Por exemplo, um trabalho que era realizado manualmente, como o lançamento de uma entrada de materiais no estoque, com o ERP esse trabalho será automatizado e a pessoa que faz o controle de entrada precisa estar capacitada para essa mudança.

Os treinamentos aqui precisam proporcionar experiências práticas, de como serão realizados os trabalhos após a mudança. Os treinamentos online, com as ferramentas disponíveis atualmente permitem criar estratégias de engajamento e, com isso, reduzir o tempo de capacitação e maior quantidade de pessoas treinadas simultaneamente.

Impactos organizacionais

Aqui o Departamento de RH precisa estar focado nos processos de mudanças para antecipar as demandas que as novas ações vão gerar. Isso permite uma gestão antecipada de riscos e facilita a mitigação. Juntos esses três pilares e as ações planejadas com cada uma dessas visões vai definir o nível de prontidão da organização para a mudança.

E a gestão da mudança pode ser facilitada com o uso das ferramentas de e-Learning, que permitem estruturar treinamentos, unificar o discurso da comunicação das mudanças e, com isso, reduzir a curva da mudança.

iSpring Learn e iSpring Suite 11 como ferramentas de mudanças

Como vimos nos parágrafos anteriores, o sucesso da Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) depende da comunicação eficaz e do engajamento dos colaboradores.

O iSpring Learn e o iSpring Suite 11 são ferramentas poderosas que podem ajudar as empresas a gerenciar e implementar mudanças com mais eficiência, menor tempo e investimento.

Comunicação Eficaz

O iSpring Learn permite que você crie e distribua facilmente cursos online interativos e envolventes que comunicam as mudanças aos colaboradores de forma clara e concisa.

• Cursos online personalizados: Crie cursos online personalizados que abordem as mudanças específicas que sua empresa está implementando;
• Variedade de formatos: Utilize diversos formatos de conteúdo, como vídeos, imagens, animações e interações, para tornar seus cursos mais atraentes e eficazes;
• Acessibilidade em qualquer lugar: Os cursos online podem ser acessados em qualquer lugar e a qualquer hora, em computadores, tablets e smartphones.

Engajamento dos Colaboradores

O iSpring Suite 11 oferece ferramentas que facilitam o engajamento dos colaboradores no processo de mudança:

• Simulações e cenários: Crie simulações e cenários interativos que permitem que os colaboradores pratiquem as novas habilidades e processos;
• Avaliações e questionários: Avalie o conhecimento e a compreensão dos colaboradores sobre as mudanças;
• Ferramentas de colaboração: Utilize fóruns de discussão e outras ferramentas de colaboração para promover o diálogo e o feedback entre os colaboradores.

Benefícios da Utilização do iSpring Learn e do iSpring Suite 11 para GMO:

• Comunicação clara e concisa das mudanças;
• Maior engajamento e participação dos colaboradores;
• Redução da resistência à mudança;
• Aceleração da adoção das novas práticas;
• Melhoria na produtividade e no desempenho.

Ao integrar o iSpring Learn e o iSpring Suite 11 à Gestão de Mudanças Organizacionais, as empresas podem garantir uma transição suave e eficaz, promovendo o sucesso dos projetos de mudança e o crescimento sustentável da organização.

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