Como criar um manual de treinamento que os funcionários vão amar tanto quanto receber um aumento – guia completo

Manuais de treinamento costumam ser chatos, monótonos e completamente entediantes para os colaboradores de uma empresa. Mas, por outro lado, eles são extremamente necessários.
Não existe forma mais simples e eficaz de comunicar normas, procedimentos e guias de uso para tantos colaboradores do que um manual de treinamento, que podem se apresentar de várias formas, como:

• Manual para novos colaboradores
• Manuais da cultura organizacional
• Guias de utilização de máquinas

Fato é que existem intermináveis manuais de treinamentos para várias necessidades, considerando que, conforme o panorama de treinamento no Brasil, atualmente 6% de todos os treinamentos são realizados por apostilas ou manuais. Porém, o grande problema desses manuais é que dificilmente você vai encontrar um funcionário feliz (e muito menos atento) ao ter que estudar “livros” cheios de textos e super técnicos.
Mas, por que mesmo você deve se preocupar com isso?
Por um motivo muito simples. Os manuais de treinamento tem uma função muito clara, que é a de tornar as normas, procedimentos e guias de utilização padronizados entre todos os colaboradores da empresa. Felizmente, agora existem muitas opções interessantes, interativas e competentes para criar seu manual de treinamento. A tecnologia mudou a forma como fazemos manuais de treinamento e desenvolvimento e uma boa opção pode ser o manual digital.

Os manuais modernos de treinamento podem ser visualmente atraentes, breves e mas eficazes. Em vez de obrigar a sua equipe a ler um folheto operacional de segurança super chato, por exemplo, você pode criar um manual interativo on-line com o qual seus funcionários terão mais prazer em se envolver. 
Neste artigo, reunimos alguns pontos-chave que você precisa considerar e etapas que você pode seguir para criar um manual de treinamento que os funcionários vão adorar.

O que é um Manual de Treinamento? 

Um manual de treinamento é um conjunto de instruções usado para melhorar a qualidade de uma tarefa, processo ou trabalho. Seu objetivo é fornecer aos funcionários todas as ferramentas e informações que eles precisam para se destacar em seus trabalhos.
Existem dois tipos de manual de treinamento.

Manuais do funcionário

São manuais que você disponibiliza para um novo funcionário no início do seu processo de integração. Normalmente são liberados ao novo colaborador no dia em que ele entra na empresa. 
Eles abordam temas como:

• Regras e regulamentos que todo funcionário precisa seguir no trabalho.
• Informações gerais sobre a empresa: sua missão, valores e cultura.

O principal objetivo de um manual é definir expectativas claras para os funcionários, ao mesmo tempo em que estabelece as obrigações legais e os direitos dos funcionários.
Outro aspecto importante desse manual é apresentar aos novatos a cultura corporativa, gerando uma maior sensação de pertencimento quando há o devido encaixe de visões.

Guias Individuais

Esses manuais de treinamento fornecem informações específicas relacionadas a determinados cargos. Eles permitem que os funcionários desempenhem suas funções de forma eficaz e os ajudam se tiverem dúvidas sobre algo ao longo do caminho. 
Assim, um manual de treinamento para um assistente de laboratório será completamente diferente do manual de treinamento para um engenheiro civil. 
Além disso, podem haver manuais relacionados a tarefas ou projetos específicos, como um guia para escrever memorandos ou um manual sobre o uso do Google Analytics. Aqui a especificidade é uma característica importante. 

Porque os manuais de treinamento são importantes?

Manuais de treinamento são recursos valiosos para sua empresa que nunca saem de moda diante da sua praticidade e eficácia. O que pode se tornar obsoleto é apenas o formato da sua apresentação. Seus funcionários usarão manuais continuamente, e estes são os benefícios que você pode esperar:

• Agilidade no onboarding. Ao entender para aonde ir e ter todas as instruções necessárias, os novos funcionários adquirem rapidamente conhecimentos, habilidades e comportamentos e se tornam membros efetivos da empresa, apresentando resultados mais cedo.
• Eficiência das equipes. Os manuais de treinamento ajudam os funcionários a crescer e melhorar em seus trabalhos. Eles garantem que os funcionários não percam instruções cruciais. Passo a passo, as pessoas atingem seus objetivos mais rapidamente.
• Retenção de funcionários. Quando os funcionários enfrentam problemas no trabalho que desconhecem, geralmente acabam sentindo vergonha de pedir ajuda aos colegas. Isso gera frustração e muitas vezes acaba interferindo no engajamento do colaborador. Por outro lado, se o funcionário souber que possui uma fonte de consulta completa, onde pode encontrar informações que ajudem na solução de problemas de forma independente, isso acaba aumentando a sua satisfação e a sua percepção de capacidade sobre si mesmo. 
• Menor carga de trabalho. Quem nunca perdeu horas pesquisando sobre algo que muito bem poderia estar num manual de treinamento disponibilizado em rede? Então, assim como o próprio colaborador perde horas de trabalho e energia procurando a resposta, isso também acaba sobrecarregando gerentes e colegas que, no final, precisam ajudá-lo na solução. Fornecer aos funcionários toda a orientação necessária ajuda o próprio colaborador e também os gerentes e especialistas de RH, para que não tenham que responder às mesmas perguntas repetidamente. Assim, eles podem usar esse tempo para tarefas mais importantes, como desenvolver estratégias de negócios ou recrutar novos talentos. 
• Menos erros dispendiosos. O descumprimento das regras pode custar uma fortuna. Se uma fatura não for enviada corretamente, por exemplo, sua empresa não receberá os fundos necessários. Você pode minimizar esse risco tendo todos os seus procedimentos documentados em um manual de treinamento.

Um guia passo a passo para criar um manual de treinamento

Mas agora você deve estar se perguntando, como eu posso criar um manual de treinamento que realmente funcione e possa trazer todos esses resultados no desenvolvimento dos colaboradores? Pois bem, embora possa parecer, criar um manual de treinamento não é tão complicado. Porém, como em qualquer processo, ele tem várias etapas. 
Reunimos as etapas num passo-a-passo prático, para facilitar este processo para você. Basta utilizar este guia, e você vai acertar!

Etapa 1. Entenda as tarefas

Realize uma auditoria de treinamento. Para isso, você precisa procurar tarefas e processos que possam ser simplificados na empresa. Feito isso, aponte uma solução que possa simplificar ou trazer melhorias à tarefa ou ao processo, documentando os procedimentos. Feito isso, identifique o tipo de manual de treinamento que poderá ajudar em cada caso. 

Etapa 2. Defina o formato manual

Agora que você conhece o tipo de manual de treinamento que precisa criar para atender às necessidades da sua empresa, é hora de decidir qual formato usará para apresentar-lo aos funcionários. Aqui estão algumas opções comuns:

• Guias ou folhetos impressos
• Manuais em PDF ou Word
• Artigos
• Cursos online
• Tutoriais em vídeo
• Módulos interativos breves

Ao escolher um formato, você precisa considerar o tipo de tópico que deseja abordar. Por exemplo:

Etapa 3. Crie o conteúdo

Manuais impressos são muito fáceis de criar. Na verdade, você só precisa de um editor de texto e uma impressora. Mas essa simplicidade tem um preço: ler esses materiais é chato e pouco eficaz para a retenção do conhecimento. Você concorda?
Por outro lado, módulos interativos, cursos e vídeos exigem certos investimentos de mão de obra. Além disso, você precisa de um software específico para criar esse formato de conteúdo. Mas pode ter certeza de que essa abordagem valerá a pena: afinal, quando você investe na criação de um manual de treinamento interessante uma única vez, você pode utilizá-lo para treinar centenas de funcionários por muito tempo.
Você não precisa procurar diversas soluções caras para cada necessidade e acabar alternando entre diversas ferramentas, o que acaba também custando tempo. Hoje em dia existem diversas soluções inteligentes, ultra-rápidas e multifuncionais como o iSpring Suite Max. Este software é uma “mão na roda” para a facilitação do processo de criação de treinamentos em geral, o software é super inteligente e conta com um kit de ferramentas que permite criar manuais e outros materiais de aprendizagem, principalmente no formato online.
Com essa ferramenta, você pode integrar ao seu manual de treinamento recursos como:

• Questionários 
• Vídeos
• Simulações 
• Interações

O iSpring Suite funciona como um suplemento do PowerPoint. Então, se você sabe usar o PowerPoint (o que provavelmente você sabe), você também sabe criar cursos online e manuais de treinamento interativos.
Veja alguns exemplos do que se pode criar com uma ferramenta multifuncional.

Cursos online

Esse tipo de manual consiste em slides com texto, imagens e botões interativos. Você pode criá-lo do zero da mesma forma que cria slides PPT. Mas, se você já tiver uma apresentação do PowerPoint com instruções, isso se torna ainda mais rápido. Basta converter essa apresentação em um manual online com apenas alguns cliques. O iSpring mantém todas as animações, tempos e gatilhos do PowerPoint intactos.

Aqui está um slide de um manual de segurança cibernética, criado com o iSpring Suite Max:

Aí, para haver uma melhor absorção do conteúdo, nada melhor do que adicionar alguns questionários para aplicação prática do tema. Com o iSpring Suite Max, você pode criar avaliações graduadas envolventes com 14 formatos diferentes de testes, incluindo múltipla escolha, preenchimento de lacunas, arrastar e soltar, correspondência, sequência entre outros.

Tutoriais em vídeo

Já alguns processos, podem ser difíceis de explicar usando apenas texto e imagens, como por exemplo processos operacionais de consertos. Contudo, essa tarefa pode ser facilmente realizada com a adição de narrações, vídeos , legendas e destaques. Com um manual de treinamento completo e interativo deste jeito, em formato de curso tutorial, mesmo novos colaboradores já podem exercer as suas tarefas operacionais tranquilamente.

É claro que você pode gravar esse vídeo com a sua câmera, mas para torná-lo profissional e aprimorá-lo com imagens e legendas, você precisaria de um software de edição de vídeo separado (e bem caro). Se você tiver o iSpring Suite Max, isso já será o suficiente para gravar e editar um tutorial, adicionar narrações, destaques e até mesmo disponibiliza-lo com forma de link. Tudo isso com uma única ferramenta.

Já se você deseja ensinar os funcionários a usarem corretamente algumas ferramentas digitais, como CRM ou serviço de e-mail, a melhor solução é gravar um screencast, como já falamos acima. Com o iSpring, você pode gravar a sua tela, junto com a imagem da sua webcam ou apenas com um áudio. Você pode até destacar o seu cursor e adicionar sons de clique para chamar a atenção para suas ações na tela. É fantástico! Além disso, você pode adicionar uma dica visual para cada etapa. Assim, os funcionários poderão repetir facilmente as suas ações:

Módulos interativos breves

Mas agora vamos dizer que você deseja partilhar um guia rápido sobre, digamos, como realizar uma análise SWOT, ou apresentar um tour on-line pelo escritório. Nestes casos, é muito interessante que você possa tornar a aprendizagem mais dinâmica adicionando ao seu manual de treinamento algumas interações. No iSpring Suite Max você encontra 14 tipos de recursos de interatividade. Em meio a tantas opções, você só precisa escolher qual modelo se adequa mais à suas necessidades e então basta preenchê-lo com textos e imagens.

Este é um slide de um manual rápido que apresenta seu escritório e futuro local de trabalho do seu novo colaborador:

Etapa 4. Entregue o manual de treinamento para os funcionários e acompanhe o progresso

Você criou um manual interativo para seus funcionários ou um manual de treinamento em PDF. Agora que está tudo pronto, precisamos entregar esse material a todos os funcionários.
A melhor solução aqui é um sistema de gerenciamento de aprendizado, mais popularmente conhecido como LMS. Um LMS permitirá que você hospede todos os seus manuais e outros materiais de aprendizado sob um mesmo teto. Aí, além de atribuir o conteúdo a seus funcionários – que podem ser agrupados por setores, por exemplo -, você ainda pode acompanhar como eles o estão visualizando esse conteúdo.
Se você não possui um LMS, opte por uma plataforma intuitiva como o iSpring Learn para iniciar uma experiência de treinamento online no mesmo dia e sem necessidade de conhecimentos técnicos de TI.

No iSpring LMS, você pode:

• Criar uma base de conhecimento unificada, onde você pode hospedar todos os manuais de treinamento, cursos e demais conteúdos instrucionais sem qualquer limitação de espaço de armazenamento;
• Criar trilhas de aprendizagem personalizadas para diferentes grupos de colaboradores;
• Automatizar tarefas de gerenciamento de treinamento, como gerenciar calendários e prazos, enviar convites e lembretes;
• Gerar relatórios detalhados e personalizados para avaliar o sucesso do treinamento de seus funcionários;
• Fornecer experiência de mobile learning com o aplicativo móvel nativo iSpring Learn, que não necessita de acesso à internet para o consumo dos conteúdos;
• Personalizar o sistema com os elementos da sua marca corporativa;
• Envolver seus funcionários com ferramentas de gamificação, como badges e tabelas de classificação.

Etapa 5. Colete feedback e mantenha o seu conteúdo atualizado

Por fim, agora que os seus funcionários estão estudando os manuais de treinamento criados, é hora de coletar feedback, porque ele é sempre bem-vindo. Através do feedback, você poderá descobrir se o manual de treinamento está sendo realmente útil para seus funcionários e como ele poderá ser melhorado. 
Faça perguntas aos seus alunos sobre a experiência de aprendizagem deles. Por exemplo, você pode enviar por e-mail uma pesquisa criada no Google Forms ou algo ainda mais elaborado no iSpring Suite Max. A melhor coisa de usar o iSpring é que você pode criar perguntas da escala Likert que permitem todas as hipóteses entre “ruim” e “excelente” e “discordo totalmente” e “concordo totalmente”.

Após considerar estes insights sobre como tornar o seu manual ainda melhor, você pode querer atualizá-lo: adicionar informações mais valiosas, redefinir o design ou até mesmo colocar o manual em outro formato. Para isso, certifique-se de coletar todos os arquivos de origem de seus manuais para que você possa facilmente voltar a eles para realizar as atualizações pretendidas.

5 Elementos de um modelo de manual de treinamento

Seja você uma média ou uma grande empresa, a preparação de um manual de treinamento (ou vários deles) é uma necessidade latente. É claro que criar cada manual do zero é demorado. A melhor maneira de reduzir o tempo de desenvolvimento é criar um modelo de manual de treinamento uma vez. Neste modelo você definirá critérios básicos como:

• Forma
• Fontes
• Cores 

Pode parecer irrelevante, mas ter essa base pronta acaba economizando o tempo de várias equipes para o foco exclusivo no conteúdo. Isso também ajudará a garantir que todos os seus materiais de aprendizado tenham uma aparência consistente e alinhada à sua organização.
Se você for criar manuais de treinamento como cursos online, criar um modelo pode ser extremamente fácil. Algumas ferramentas de criação vêm com modelos prontos, para que você possa usá-los como estão ou ajustá-los um pouco para melhor representar sua marca. Por exemplo, o iSpring Suite Max fornece acesso a mais de 450 modelos. Vamos dar uma olhada e ver os elementos básicos que um modelo de manual de treinamento deve incluir:

1. Tela de boas-vindas

É a tela inicial, é onde você pode adicionar o título e a descrição do seu manual. Essa tela deve apresentar de forma concisa o tópico do manual específico e explicar ao aluno como ele se beneficiará ao estudá-lo. 

2. Objetivos

Aqui você pode descrever o conhecimento e as habilidades que seus funcionários adquirirão após a conclusão do treinamento. Objetivos adequadamente formulados garantem que o aluno saiba o que esperar e se sinta mais preparado para o processo de aprendizagem.

3. Menu principal

O slide do menu principal contém basicamente o índice. Ele permite que seus alunos se desloquem para diferentes módulos do seu manual, conforme se sentirem mais à vontade.

4. Conteúdo do manual 

Partindo para o conteúdo do módulo, é preciso entender que essa é a alma do seu treinamento. Para tornar o processo mais rápido e eficaz, vários layouts podem ser reaproveitados para diferentes tipos de conteúdo. Aqui estão alguns exemplos de modelos prontos para cada tipo de conteúdo:

5. Conclusão

Para finalizar, este slide resume os resultados que um aluno alcançou. Aqui você pode descrever as habilidades e os conhecimentos adquiridos pelo aluno , parabenizar o funcionários pela conclusão bem-sucedida do treinamento ou mesmo direciona-lo para a próxima etapa do programa de treinamento.

Perguntas frequentes

Não é mais simples do que parece? Este guia é infalível. Mas, caso você ainda tenha algumas dúvidas sobre o tema, nós separamos uma lista de perguntas frequentes. Tudo para que você saia deste artigo especialista em manuais de treinamento. 

Manual técnico e guia explicativo são a mesma coisa?

Manuais e guias são basicamente a mesma coisa. No entanto, há uma pequena diferença: os manuais são mais focados em regras, regulamentos e políticas, enquanto os guias fornecem diretrizes e instruções.

Qual é a finalidade de um manual do usuário?

Um manual do usuário fornece explicações claras de como as pessoas devem usar um produto do ponto de vista da sua função no negócio. Esse tipo de manual deve ser escrito em linguagem simples, com terminologia não técnica, e deve abranger os principais recursos ou funções do produto.

Como tornar um manual de treinamento interativo?

Com ferramentas de autoria como o iSpring Suite Max, você pode transformar instruções chatas em conteúdo interativo envolvente. Aqui estão apenas algumas maneiras de adicionar interatividade ao seu manual:

• Use cenários de ramificação para permitir que os funcionários escolham seu próprio caminho em um manual, proporcionando uma experiência de aprendizado individual para cada aluno.
• Adicione questionários. Enriqueça o seu manual com questionários interativos, como atividades de arrastar e soltar e pontos de acesso.
• Crie interações. Inclua os breves módulos interativos mencionados acima em seu manual de treinamento.

Pensamentos finais

Empresas que investem em treinamento corporativo têm rendimento por funcionário 218% maior do que organizações sem treinamento formalizado. Isso não é surpreendente, pois eles obtêm um retorno sobre esse investimento por meio de uma melhor produtividade e eficiência dos funcionários. 
Se você vai criar manuais de treinamento eficazes que são mais que apenas um texto chato, você precisa das ferramentas certas. Teste gratuitamente o iSpring Suite Max e perceba a diferença ao criar materiais de aprendizado envolventes com uma ferramenta completa!