Como criar um plano de capacitação de colaboradores

É importante elaborar um plano de capacitação de colaboradores que estabeleça as bases para seus próximos projetos profissionais. Se preparado com cuidado, ele aproxima sua empresa dos seus objetivos mais ambiciosos.

Benjamin Franklin escreveu: “Ao falhar em se preparar, você está se preparando para falhar”. Isso também se aplica ao treinamento e desenvolvimento de funcionários.

Este artigo fornece insights sobre como criar um excelente planejamento de treinamento de funcionários e um modelo com exemplos para iniciar seu projeto com o pé direito.

O que é um plano de treinamentos de colaboradores?

O que um plano de treinamentos de funcionário deve conter? 

Como criar um plano de treinamento de colaboradores

Modelo de plano de treinamento

Perguntas frequentes

O que é um plano de treinamentos de colaboradores?

O planejamento de treinamento de colaboradores indica as etapas, cronograma, recursos, responsáveis e currículo para o treinamento da equipe de uma empresa. Trata-se de um modelo do programa de formação que prevê seus principais pontos e visa padronizar os treinamentos profissionais, a fim de atingir os resultados desejados dos negócios.

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Pode-se dizer que é um acordo que prepara o empregador para investir em um programa de treinamento que traga benefícios para a equipe e, consequentemente, para as empresas.

A criação de um plano de capacitação dos colaboradores geralmente requer um contato entre o departamento de RH, uma equipe de supervisores e a diretoria. Isso faz dele um documento estrategicamente importante.

O que um plano de treinamentos deve conter?

O conteúdo do plano de ação deve incluir basicamente:

• Uma proposta de cronograma com prazo
• Objetivos definidos para os participantes
• Tarefas
• Partes responsáveis (um instrutor, professor, mentor etc.)
• Métodos ou atividades utilizadas no treinamento

A forma mais prática de organizar seu planejamento é usando o modelo abaixo:

No entanto, não existe um modelo universal que se aplique a qualquer empresa ou equipe. Os diferentes planejamentos podem ser bem diferentes e incluir o currículo, as habilidades e hard skills críticas, os resultados desejados, métodos de avaliação, membros responsáveis da equipe, recursos, entre muitos outros itens.

Em todo caso, o conteúdo do plano depende da decisão do supervisor e requer a aprovação da gestão.

Como criar um plano de treinamento de colaboradores

Antes de tomar decisões precipitadas, é necessário refletir sobre os pré-requisitos do treinamento e se dedicar ao planejamento cuidadoso. Veja as 7 etapas para criar um plano de treinamento de colaboradores. Perceba que metade das etapas são teóricas, mas não as ignore, pois elas constituem a base de qualquer iniciativa de treinamento bem-sucedida.

1. Verifique as metas da empresa

No desenvolvimento do planejamento, é importante lembrar das metas de trabalho da sua empresa e os problemas que pretende resolver com o treinamento da equipe. Veja alguns exemplos:

• Acelerar o processo de integração para aumentar a produtividade dos funcionários
• Combater a alta rotatividade na equipe para ter uma reputação melhor e reduzir os custos de contratação
• Melhorar a conformidade do funcionário para estabilidade operacional

Você pode aumentar essa lista, mas a intenção é garantir que seu planejamento seja orientado por um propósito e atinja tais objetivos. Será útil adotar um prazo e metas precisas e mensuráveis para treinamento da empresa, como:

• Diminuir o tempo de produtividade dos agentes de atendimento ao cliente de 10 para 6 semanas
• Reduzir a taxa de rotatividade na equipe para 10%
• Criar um ambiente de trabalho totalmente seguro, evitando multas após a fiscalização do órgão responsável

2. Defina seu público e suas necessidades

Você pode ter um plano de ação para cada tipo de cargo, que ainda pode variar ao longo da carreira do colaborador na empresa. Por exemplo, os novos contratados da organização têm necessidades de aprendizagem diferentes em comparação aos especialistas de nível médio.

É importante saber exatamente quem são as pessoas participantes, quais são seus conhecimentos e experiências anteriores, a disponibilidade das agendas, local de trabalho e, claro, o que precisam aprender para melhorar o desempenho. Entrevistar os funcionários e lideranças para saber quais treinamentos precisam é uma tarefa que recai ao RH e ajuda a traçar os planos e promover alterações nas estruturas dos cursos.

Ainda é possível criar planos de formação individuais delineando uma trajetória pessoal de crescimento profissional que certamente deve ser acordado com o colaborador. Idealmente, esse plano deve corresponder às expectativas da gestão e dos colaboradores, tendo como objetivo maior aquele definido na etapa 1.

3. Escolha seu cenário de treinamento

É claro que os planos de treinamento variam dependendo dos tipos de capacitações que você busca oferecer. Existem pelo menos três cenários típicos que as empresas implementam:

• Indução: cultura e história da empresa, missão e valores, linha de produtos e políticas de conduta etc.
• Segurança e compliance: segurança contra incêndio, regras sanitárias, segurança cibernética, regulamentações do setor, políticas de combate à lavagem de dinheiro etc.
• Treinamentos específicos: fabricação de produtos, manutenção de equipamentos, vendas diretas, gerenciamento de suprimentos etc.

Cada um desses cenários têm tarefas e etapas próprias, mas podem integrar um programa de onboarding mais amplo. Elabore programas periódicos de qualificação para acompanhar o desenvolvimento profissional do funcionário na empresa, além de treinamentos de liderança para seus talentos.

O número de alunos, a periodicidade, duração, complexidade do material e despesas vão variar significativamente a depender do caso. Assim, o próximo passo é definir os objetivos da aprendizagem.

4. Defina objetivos de aprendizagem claros

Antes de colocar seu planejamento em prática, é importante articular suas expectativas quanto aos resultados do treinamento. Isto ajuda a cumprir seu objetivo, manter a consistência ao longo do processo e direcionar os esforços dos alunos para o desempenho esperado.

Tente dividi-lo em objetivos específicos e mensuráveis, dois por aula ou curso. Por exemplo, para treinamento de indução, os objetivos podem ser:

Objetivo 1. Conhecer a cultura corporativa

Objetivo 2. Aprender sobre os principais produtos da empresa e suas vantagens competitivas

Conhecer os objetivos ajuda os alunos a se concentrarem e atingirem as metas ao longo do programa de treinamento.

5. Elabore as tarefas

Após a definição das metas, é hora de dividir o treinamento em etapas práticas que os funcionários devem realizar para dominar um certo assunto ou adquirir um conjunto de habilidades. A criação de tarefas com níveis crescentes de complexidade vão impactar a produtividade dos funcionários ao longo do tempo.

Você precisa descobrir que tipo de ação, tarefa, atividade ou experiência vai ajudar o funcionário a atingir as metas de aprendizado. Considerando os objetivos da etapa 4, podemos dividi-los nessas atividades:

Lembre-se de que um programa de treinamento deve proporcionar novos conhecimentos quando os colaboradores estiverem prontos para absorvê-los. Ao mesmo tempo, é preciso estabelecer prazos para ver se o funcionário está acompanhando o ritmo e realmente progredindo na forma pretendida.

6. Escolha o melhor formato de treinamento

Depois de escolher o tema ou habilidade que deve ensinar aos colaboradores, é hora de decidir como fazer isso e pensar no formato ideal. Existem muitos formatos de aprendizagem disponíveis: treinamentos com professor, sala de aula virtual, e-learning, aprendizagem móvel, coaching etc.

Baseando-se nos conteúdos, no equipamento disponível no local de trabalho e no espaço de sala de aula para as aulas presenciais, é possível optar entre diversas atividades e formatos.

Ao decidir o melhor formato para seus treinamentos, considere o número de alunos, a periodicidade de aulas, a capacidade do ambiente onde será ministrado e o orçamento. Quanto mais exclusivo, mais ele exigirá uma abordagem personalizada e presencial. Isso se aplica aos programas de liderança, por isso as empresas costumam conduzi-los principalmente através de sessões de coaching.

Para um programa de treinamento em larga escala, os cursos online ou manuais serão melhores. Com aulas e questionários online, você pode abordar os temas e verificar como os alunos assimilaram os novos conhecimentos. Além disso, é possível utilizar materiais, anotações, manuais e slides, convertendo-os em cursos online com as ferramentas de treinamento adequadas.

O iSpring Suite é uma dessas plataformas, que permite que qualquer pessoa transforme slides em cursos virtuais completos em um piscar de olhos. O desenvolvimento de programas de treinamento no PowerPoint não requer nenhuma tecnologia adicional, pois o iSpring Suite é uma ferramenta integrada. Assim, você pode continuar trabalhando em uma interface que lhe é familiar.

Além disso, nos cursos desenvolvidos usando o iSpring Suite, é possível adicionar uma ampla variedade de conteúdos de e-learning, como: cursos, questionários, interações, tutoriais em vídeo, e-books e cenários ramificados com planos de fundo e personagens atraentes.

Veja como é um curso desenvolvido no iSpring Suite.

A plataforma amplia muito as funcionalidades do software PowerPoint e é muito útil para aqueles que desejam investir menos tempo e esforço na criação de materiais de treinamento sem reduzir o engajamento dos alunos. Você pode experimentar a plataforma durante um período de teste grátis de 14 dias.

7. Coloque seu planejamento em prática

Esta é uma fase muito aguardada, pois envolve a implementação do planejamento e sua aplicação em um programa de treinamento real para colher um resultado. Após a aprovação final da gerência, verifique se os funcionários, seus professores, supervisores de equipe e chefes de departamento estão acessando facilmente os planos de treinamento.

Você pode disponibilizar os materiais aos seus funcionários imediatamente graças a um sistema de gestão de aprendizagem. Trata-se de uma ferramenta virtual onde o colaborador pode fazer cursos e questionários, acessar uma base de conhecimento corporativa e inscrever-se em um programa profissional específico usando qualquer dispositivo. Além disso, um LMS como o iSpring Learn permite que os funcionários acompanhem todas as atividades programadas e sejam notificados dos próximos prazos sem perder nada importante.

Os colaboradores podem acessar os treinamentos, verificar quando está previsto o próximo encontro com o mentor e participar de uma aula no Zoom, tudo no mesmo local, facilitando muito a implementação do programa de treinamento.

Como mencionado, um plano de desenvolvimento de colaboradores eficaz visa fornecer o conhecimento que as equipes precisam. O iSpring Learn pode atribuir automaticamente os cursos aos novos contratados ou a qualquer outro colaborador, além de ser uma forma de oferecer cursos, vídeos, manuais e outros conteúdos em uma organização específica.

O processo de liberação do material é gradual, ficando disponível somente após a conclusão da etapa anterior, o que garante que o colaborador siga o treinamento da maneira que você o projetou.

Esse tipo de funcionalidade está presente no iSpring Learn e pode melhorar consideravelmente seus processos de T&D, além de reduzir o tempo e o investimento com um programa de desenvolvimento dos funcionários.

8. Avalie a eficácia do seu planejamento de treinamento

Com base nos objetivos definidos na Etapa 3, você já pode avaliar o progresso de cada funcionário. Todas as tarefas atribuídas foram concluídas? Como foi o desempenho nas avaliações? Houve tempo suficiente ou demoraram mais de um dia, uma semana ou todo o período de experiência para terminar o treinamento?

Neste ponto, é importante pedir feedback aos funcionários, colegas, instrutores e mentores para ajustar o programa de treinamento e promover melhorias na formação profissional da organização. A depender das metodologias de ensino adotadas e do ambiente de aprendizado, pergunte ao funcionário o que ele aprendeu, se sabe a diferença entre o produto A e o produto B, como entendem a missão da empresa etc.

Para um feedback mais autêntico e evitar dificuldades no processamento das respostas, você pode montar uma pesquisa online e incluir as seguintes perguntas:

Modelo de plano de treinamento

Fazer um planejamento de treinamento fica muito mais fácil quando se sabe por onde começar. Um modelo cuidadosamente elaborado permite seguir a estrutura correta e expor todas as informações com clareza. Por isso, preparamos um exemplo de plano de capacitação para novos colaboradores, que está disponível gratuitamente.

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Perguntas frequentes sobre planos de treinamento profissionais

Vamos relembrar o que foi aprendido sobre os planos de treinamentos e a implementação dos programas de desenvolvimento de funcionários.

Quais são os objetivos do programa de treinamento?

Em linhas gerais, o planejamento do treinamento é uma forma de delinear e descrever um programa de desenvolvimento profissional a ser implementado no futuro por determinada organização.

As empresas vão pensar em uma função ou colaborador específico e elaborar um programa de treinamento consistente, padronizado e replicável para toda ou parte da força de trabalho da organização.

Quais são os elementos básicos de um planejamento de treinamento?

Os elementos básicos dos planejamentos de treinamentos de colaboradores são: cronograma, funcionários responsáveis pela condução do programa, objetivos do aprendizado, exercícios e recursos educacionais adotados.

Como disponibilizar o planejamento de treinamento na organização?

A forma mais eficaz de elaborar um material com todas essas informações para os colaboradores é com o auxílio de ferramentas como o LMS.

O iSpring Learn LMS ajuda a automatizar a implementação do treinamento e acompanhar o progresso dos colaboradores em qualquer tipo de programa de treinamento.

Conclusão

A criação de um planejamento dos treinamentos para os colaboradores não é algo inovador, mas pode gerar dúvidas nas equipes de T&D e RH.

Acreditamos que a leitura deste artigo tenha fornecido a orientação necessária para os profissionais do setor avaliarem as necessidades de desenvolvimento da força de trabalho da empresa, comparando com as metas e recursos disponíveis. A organização dos processos é a primeira etapa para uma aprendizagem online que traga benefícios para a empresa.

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