Como criar um programa de onboarding eficaz na sua empresa

Há apenas algumas décadas, os programas tradicionais de onboarding de colaboradores apresentavam uma breve introdução à empresa e, talvez, um discurso do diretor administrativo, seguido de pilhas de formulários e papéis para preencher. Isso não soa nada inspirador, não é mesmo?

Atualmente, os trabalhadores buscam algo além de um emprego para a vida toda; eles estão sempre atrás de oportunidades melhores, fazem freelancers e prestam serviço até encontrarem uma boa empresa.

Criando um programa de onboarding eficaz

Veja como o iSpring Learn pode ser seu grande aliado na criação de um onboarding de novos funcionários. Além disso, aproveite todos os recursos do LMS para fazer a gestão do seu programa.

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Portanto, as críticas sobre a falta de um processo de onboarding, ou ainda, um programa ineficaz e desestimulante para os novos colaboradores, são comuns no mercado de trabalho. Esse problema é real e muito dinheiro está sendo desperdiçado pelas empresas em processos de integração (onboarding) inadequados.

Neste artigo, vamos abordar o conceito, apresentar as melhores práticas e te ensinar como fazer onboarding de funcionários eficaz e que vai gerar resultados positivos para sua empresa.

O que é onboarding de funcionários?

O processo de onboarding é o mecanismo pelo qual novos colaboradores adquirem os conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para se tornarem membros efetivos da organização na qual estão ingressando. Essa apresentação estruturada da empresa facilita o acolhimento dos funcionários recém-contratados, estimulando o senso de pertencimento e promovendo uma maior identificação com a cultura organizacional.

A estrutura de onboarding não é algo imutável, mas os profissionais especializados, como a Dra. Talya Bauer do SHRM, recomendam que não faltem os Os Quatro C’s, isto é:

• Conformidade (Compliance) implica ensinar as políticas básicas da empresa aos novos contratados.
• Esclarecimento (Clarification) trata da garantia de que os colaboradores conheçam suas responsabilidades e aprendam a cumprir suas funções corretamente.
• Cultura (Culture) envolve fornecer as normas formais e informais da organização.
• Conexão (Connection) significa promover o relacionamento entre os colegas e sentir-se parte da equipe.

A duração de um processo de onboarding de funcionários pode variar, chegando a levar várias semanas ou mais. No entanto, muitos especialistas em integração acreditam que o período de adaptação deve durar pelo menos três meses. Esse seria o mínimo necessário para que os novos funcionários se acostumem com suas funções, preparando-se mentalmente para desempenhar suas responsabilidades, sentindo-se valorizados e adquirindo o conhecimento e as habilidades necessárias para o sucesso.

O processo de onboarding não traz benefícios apenas para os funcionários que estão ingressando; a empresa também tem muito a ganhar ao investir em um processo de integração eficaz e completo para apresentar o novo ambiente de trabalho ao colaborador recém-contratado.

Qual é a importância do onboarding?

Agora que você já sabe o que é onboarding, fica mais fácil entender a importância desse processo para uma empresa e seus funcionários. Trata-se de um elemento essencial para a ambientação dos novos colaboradores após a conclusão do processo seletivo e da contratação.

Nessa etapa de boas-vindas dos novos funcionários, recai sobre a equipe de recursos humanos a tarefa de elaborar um processo de integração que apresente todas as informações essenciais sobre a empresa, sua cultura organizacional, cargos e responsabilidades, normas, políticas e procedimentos corporativos.

As ações de onboarding acabam sendo uma maneira de promover a integração de novos colaboradores, fazendo o recém-contratado se sentir parte da empresa e da sua equipe. Destacamos alguns dos principais benefícios de um onboarding de novos funcionários robusto:

• Os funcionários ficam mais comprometidos com a cultura da empresa.
• Índices maiores de motivação e produtividade.
• Redução da incidência de erros e melhora da qualidade dos trabalhos.
• Mecanismo de incentivo à integração social e promoção da socialização entre os colaboradores e gestores.
• Oferece canais de comunicação e feedbacks.
• Maior facilidade na identificação de lacunas e áreas de melhorias de habilidades entre os profissionais recém-chegados.
• Melhoria dos indicadores que contribuem para a construção de um clima organizacional saudável.
• Aceleração da curva de aprendizado.
• Retenção de talentos e redução do turnover.

Essas são apenas algumas vantagens identificadas pelas organizações no mercado de trabalho atual. Perceba que o tipo de processo implementado também contribui para resultados ainda melhores. Verifica-se que nas organizações que investem em um processo de integração mais longo, há uma redução do tempo até o colaborador atingir a máxima produtividade e um aumento no ROI da empresa.

Então diante disso, que tipo de processo de onboarding escolher e como implementá-lo na sua empresa?

Como fazer o onboarding de novos colaboradores

O primeiro passo na criação de um treinamento de integração ou onboarding de novos funcionários é o planejamento adequado. Para tanto, é preciso reunir uma equipe de profissionais de recursos humanos e da gestão da empresa que, juntos, vão traçar os objetivos e elementos essenciais a serem abordados durante o processo de integração.

Com os objetivos definidos, essa equipe vai elaborar um plano de onboarding. É nesse momento que serão definidos os tipos de treinamentos e materiais que serão oferecidos aos novos funcionários, as metodologias adotadas e o conteúdo a ser abordado.

De forma geral, a integração de novos funcionários a um ambiente de trabalho é um processo que envolve pessoas com habilidades e históricos profissionais distintos. É importante lembrar que o principal objetivo é inserir todas essas pessoas no contexto de uma nova cultura organizacional e nivelar os conhecimentos desses colaboradores.

A seguir, preparamos um guia com a sistematização em etapas do processo de criação de um treinamento onboarding.

As etapas de onboarding que você precisa conhecer

Vamos dar uma olhada mais detalhada nos diferentes estágios do processo de integração e qual conteúdo você deve considerar incluir em cada um.

Etapa preparatória

É importante enquadrar a experiência de seus novos colaboradores de maneira positiva desde o início. Isso significa definir suas expectativas antes mesmo dos novos funcionários entrarem na empresa.

Dessa forma, considere implementar as seguintes ações antes da chegada dos novos contratados na empresa:

Organização e envio dos documentos

Envie todos os documentos relativos à contratação por e-mail, assim os novos colaboradores podem fazer a leitura com calma e preenchê-los com antecedência. Utilize ferramentas para oferecer a assinatura eletrônica.

A documentação padrão de contratação costuma incluir documentos legais e contratuais, manual do colaborador, código de conduta, liberação de estacionamento para o primeiro dia e qualquer informação adicional relevante.

Planejamento das ações

Elabore um plano com todos os eventos da primeira semana, mas vá além; considere um cronograma de onboarding de até 3 meses. Programe os cursos e avaliações, mas não esqueça de incluir eventos sociais, como um happy hour ou café de boas-vindas.

Lembre-se que um empregado recém-chegado em uma empresa ainda não conhece seus colegas de trabalho, então incluir atividades para promover a interação contribui para o bem-estar de todas as equipes. Essa estratégia aproxima as pessoas, estimula o senso de pertencimento e aumenta a motivação do trabalhador.

Prepare as estações de trabalho para a chegada de novos colegas de trabalho

Analise quais ferramentas e outros recursos essenciais o funcionário pode precisar usar no seu ambiente de trabalho desde o início. Chegar no primeiro dia e ter seu laptop, telefone celular da empresa e mesa prontos criará uma ótima primeira impressão que definirá o tom do relacionamento corporativo.

Mesmo que o colaborador seja um terceirizado ou vá usar serviços de compartilhamento de mesa (hot desk), isso ajudará muito a fazê-lo se sentir bem-vindo e aumentará sua produtividade. Não esqueça de detalhes importantes: configure e-mails corporativos, assim o novo funcionário poderá acessar o onboarding digital, caso esta seja a opção da sua empresa.

Outro parte fundamental é preparar a equipe existente. Informe o nome do novo contratado, a função que desempenhará e outras informações importantes. Se eles souberem que você fará um tour de apresentação com os novos contratados, é mais provável que arranjem tempo para serem amigáveis e acolhedores.

Organização de uma recepção pelo departamento pessoal

Planeje uma reunião para promover o acolhimento (meet and greet) incluindo as pessoas importantes. Nesse primeiro momento, oferecer um encontro próximo com a gestão da empresa mostra que você valoriza e acredita no sucesso profissional do novo colaborador. Além disso, abre um canal para comunicações futuras.

Se o número de contratados for grande, é possível dividi-los em turmas, de acordo com o departamento em que estão ingressando. Convide o líder de cada setor, o time de empregados e os profissionais do RH para conduzir o evento.

No primeiro dia de trabalho

Os primeiros dias podem ser tão estressantes quanto excitantes. Essas etapas vão te ajudar a traçar uma conduta certeira se o seu objetivo é fazer com que seu novo colaborador se sinta confortável na empresa desde o início do processo de onboarding na empresa:

1. Faça um anúncio para cada time que receberá um novo colaborador

É um bom incentivo moral e uma maneira de reunir o departamento para apresentar os novos colegas. Por garantia, envie um e-mail prévio para todos fornecendo informações sobre a nova contratação, como nome e função, além de oferecer algumas dicas básicas sobre como agir nessa fase de adaptação.

Outra ação interessante é a elaboração de um conteúdo também para o time que já está na empresa, como um guia de orientação para a integração do novo funcionário. Nele, é possível resgatar elementos fundamentais da cultura da empresa, além de recordar sua missão, visão e valores da organização.

2. Realize um tour

Ainda que possa parecer desnecessário, lembre que um colaborador em fase de adaptação não conhece as áreas da empresa.

Inclua no tour do escritório todos os itens básicos, como locais dos banheiros, onde encontrar cada departamento (inclusive de RH), acesso ao estacionamento, salas de descanso e locais para almoço. Este também é um bom momento para fazer apresentações mais informais à equipe de trabalho.

3. Esquematize a programação da primeira semana

Reserve um tempo para reunir as pessoas, sem distrações, e ter uma conversa real sobre como será a primeira semana. Assim, o novo contratado saberá o que esperar de cada uma das etapas do processo de onboarding do RH.

Indique um membro sênior da equipe ao qual o novo contratado se reunirá para orientá-lo sobre as particularidades e o funcionamento interno da organização. A forma de atuação do mentor vai depender inteiramente dos critérios estabelecidos pela empresa, mas normalmente inclui desde políticas e procedimentos até como realizar tarefas diárias essenciais.

Essa é uma ação que traz excelentes resultados para todos os envolvidos. O mentor terá um contato próximo com o novo funcionário, sendo mais fácil de fazer uma avaliação realista das suas habilidades no início do processo de integração. Ele poderá inclusive, atuando em conjunto com o RH, sugerir atividades e cursos que vão contribuir para o desenvolvimento profissional do novo funcionário.

Por outro lado, para aqueles que estão ingressando, esta técnica aumenta o engajamento e a motivação, além de contribuir para a criação de um processo de onboarding que estimula a retenção de talentos no longo prazo.

A primeira semana

É importante não sobrecarregar o novo contratado durante este estágio do processo de onboarding de colaboradores. Embora seja importante concluir a integração em tempo hábil, você também deseja que seu novo colaborador seja produtivo e se adapte da melhor forma possível.

Explique procedimentos, regras, processos e padrões importantes

Os itens a serem abordados são as regras e regulamentos para uso da Internet e redes sociais, comunicação por e-mail e as principais normas de conduta e benefícios vigentes na empresa.

Existem inúmeras formas de preparar a apresentação desses conteúdos, mas uma das mais eficazes é a criação de um onboarding no formato de e-learning com a ajuda de um LMS robusto, como o iSpring Learn. Essa abordagem trará mais dinamismo e interatividade a um conteúdo importante, mas muitas vezes apresentado de forma maçante.

Por exemplo, este módulo interativo, criado com a ferramenta integrada ao iSpring Learn, fornece aos novos contratados respostas para muitas perguntas frequentes:

Apresente a cultura da empresa

Espera-se que, neste ponto do onboarding, o colaborador tenha uma compreensão geral da visão, missão, objetivos e valores vigentes na empresa desde o primeiro dia de conteúdo.

Agora é hora de relacionar tudo isso à cultura da sua empresa e ajudá-los a entender como estão relacionados ao produto ou serviço final que é fornecido aos clientes.

Entregue um manual de configuração das ferramentas

De e-mail e configuração de computador aos processos e plataformas essenciais usados pela equipe, cada empresa tem sua própria maneira de fazer as coisas, portanto, um guia de referência rápida que eles podem ter à mão em seu espaço de trabalho é uma ótima ideia.

Prepare uma apostila com todas as informações

Crie uma apostila que inclua um cronograma e metas de onde eles devem estar no Dia 5, Semana 2 e final do mês 1. Oferecer metas concretas ao seu novo contratado irá ajudá-lo a planejar seu tempo e medir sua evolução.

Caso tenha idealizado alguma avaliação programada, é nesse material que elas devem estar indicadas, fazendo menção ao conteúdo abordado. Você pode preparar questionários online ao final de cada etapa do onboarding para testar o conhecimento adquirido até então.

Esboce o processo de treinamento

Familiarize o novo contratado sobre como o treinamento funciona na organização e o que se espera dele. Neste ponto, você pode disponibilizar quaisquer materiais de treinamento ou módulos que eles precisem concluir na primeira semana e indicar o RH como ponto de contato para eventuais dúvidas que surjam envolvendo qualquer aspecto do processo de integração.

Faça o acompanhamento ao fim da semana

Depois de dar ao novo contratado tempo para se acostumar com o escritório, o espaço de trabalho e seu mentor, faça um acompanhamento para se certificar de que ele esteja confortável e aprendendo no ritmo apropriado.

O final da primeira semana é um bom momento para discutir como o próximo mês deve progredir, o que você espera dele e onde deve estar quando chegar determinado período. A clareza de cada momento deste processo será fundamental para que o colaborador tenha segurança ao longo das etapas do seu onboarding.

Agende uma verificação de 2 semanas

Ao final da primeira semana, coloque esta atividade na agenda de onboarding. Isso funcionará como uma meta para você, para os membros da gestão, RH e para o novo contratado. Trata-se de mais uma oportunidade de integração do colaborador à cultura de uma empresa que preza pelo engajamento e a comunicação contínua entre lideranças e os profissionais das equipes.

Incentive as atividades práticas

Dê aos novos contratados algo para fazer. Pode parecer óbvio, mas não fique preso ao processo de onboarding meramente teórico; atribua algumas horas por dia para que eles atuem no trabalho propriamente dito.

A combinação de aprendizado e exercícios práticos oferecem um mecanismo de avaliação e ajuste do próprio processo de onboarding. Por exemplo, se uma determinada habilidade ou conhecimento foi trabalhado extensivamente nos treinamentos, mas sua aplicação na prática de trabalho ainda não atingiu a qualidade esperada, é possível fazer um alinhamento das atividades dos processos para reforçar o que não estiver devidamente assimilado.

Os primeiros três meses

Estabeleça linhas de comunicação

Na marca do primeiro mês, o novo colaborador deve estar estabelecido em seu escritório e focado na parte mais importante dos treinamentos oferecidos. Descubra o que está indo bem e com o que ele pode precisar de ajuda e suporte.

Uma boa prática adotada por empresas com uma cultura de valorização dos seus funcionários é manter a proximidade do time com a gestão. Uma política de portas abertas ou um canal de comunicação exclusivo são algumas dicas interessantes.

Comece a fornecer feedback regularmente

Busque atualizações com colegas que trabalham em estreita colaboração com o novo contratado e faça um esforço para corrigir seu curso, se necessário.

Incentive a independência e a autonomia

Sua organização preparou um ótimo processo de integração, respaldado por treinamentos e materiais robustos e um processo de avaliação e preparação; então agora é a hora de incentivar seu novo funcionário a aproveitar todo conhecimento adquirido e botar em prática.

Defina objetivos de desempenho

As metas não apenas incentivam o bom desempenho, mas também incentivam o engajamento. Portanto, antes da primeira revisão mensal programada, atribua algumas metas a serem cumpridas nos primeiros 3 meses. Isso demonstra que a empresa tem um direcionamento claro, profissional e orientado para resultados concretos.

Faça a primeira avaliação de desempenho do novo funcionário

Após 90 dias, seu novo contratado deve atingir um nível de proficiência. A revisão é um bom momento para avaliar os pontos fortes e fracos e decidir se o atual programa de treinamento profissional está atendendo a todas as necessidades da empresa.

Uma avaliação de onboarding deve abranger todos os aspectos positivos percebidos pela gestão, destacando os avanços e o que ainda falta ser desenvolvido. É interessante oferecer os meios para o funcionário buscar os conhecimentos que faltam.

Onboarding: exemplos práticos para sua empresa

Para tornar esse conteúdo ainda mais prático, veja alguns exemplos de onboarding que costumam ser adotados pelas grandes empresas do mercado.

Treinamentos dos novos colaboradores

O conteúdo de um programa de treinamento de novos colaboradores é flexível, mas geralmente pode ser dividido em duas partes principais:

• Curso geral para os novos contratados: aqui você pode incluir módulos sobre a cultura e missão da empresa, equipe de gerenciamento central, regras importantes, regulamentos, etc.
• Curso específico de acordo com a função de colaborador: Isso pode incluir as informações básicas sobre os processos e sistemas essenciais para uma posição específica.

O ponto principal aqui é que pode ser demorado e caro para a empresa treinar cada novo colaborador pessoalmente, especialmente se a organização for grande e a rotatividade for muito alta. É por isso que muitas organizações optam por uma experiência de onboarding digital.

Um processo de onboarding assíncrono usando e-learning tem muitos benefícios, principalmente por estar disponível sob demanda para que possa ser acessado quando e onde o colaborador quiser.

Além disso, é um material reaproveitável, o que significa criar um curso uma vez e disponibilizá-lo a todos os novos contratados, e personalizável, facilitando a criação de várias versões ou trilhas de aprendizagem de acordo com os diferentes colaboradores.

Materiais de aprendizagem modernos e interativos

Se você é novo no mundo do conteúdo de e-learning, criar um curso de onboarding pode parecer uma tarefa bastante desafiadora, que requer a contratação de um desenvolvedor profissional. No entanto, com as ferramentas de criação modernas, a equipe de capacitação profissional da empresa poderá fazer cursos online por conta própria.

O iSpring Learn é um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) completo e oferece uma ferramenta de autoria exclusiva que pode ser utilizada para a criação do seu programa de onboarding. A plataforma automatiza todo o treinamento de integração, além de oferecer os meios para um monitoramento eficiente ao longo de todas as etapas desse processo.

Será possível gerenciar a inscrição de todos os funcionários novos nos cursos que lhe forem atribuídos, monitorar o progresso de cada um, acompanhar as notas e avaliar o quanto do conteúdo está sendo realmente assimilado.

Além disso, o acesso dos alunos na plataforma permite que eles interajam entre si, tirem dúvidas diretamente com os instrutores e recebam medalhas e certificados, aumentando seu engajamento e criando um ambiente ainda mais receptivo.

Veja alguns exemplos de materiais que podem ser criados e incorporados no seu onboarding utilizando os recursos do iSpring Learn.

Vídeos

Que tal preparar uma recepção profissional para as pessoas e criar uma apresentação da empresa feita pelo CEO ou presidente? Isso dá um toque pessoal capaz de criar uma conexão com o colaborador e ajudá-lo a compreender os valores e objetivos da sua organização.

Curso baseado em slides

Os cursos de e-learning podem ser criados de forma rápida e fácil no ambiente familiar do PowerPoint e, em seguida, disponibilizados no onboarding online para o funcionário. Eles são ideais para aprofundar assuntos como a cultura da empresa, a missão e os valores essenciais.

Ainda é possível preparar cada apresentação de onboarding para os funcionários usando recursos interativos, modernos e monitorar o rendimento de cada aluno.

Questionários

Uma das técnicas de onboarding para novos colaboradores é incluir avaliações periódicas ao longo de todo o processo de integração para ver se as informações fornecidas estão sendo compreendidas.

Isso é especialmente importante nos conteúdos mais desafiadores e sensíveis da empresa, como compliance, que podem estar sujeitos a leis federais ou estaduais. A melhor maneira de acompanhar o conhecimento de seus colaboradores é por meio de questionários e verificações de conhecimento.

Módulos interativos

Uma interação é um componente de e-learning com o qual o usuário é capaz de interagir usando o mouse ou clicando com o dedo em um dispositivo. Podem ser discretos, em aulas curtas, ou incluídos em módulos mais longos para aumentar o engajamento e a retenção de conhecimento.

Mesmo interações mais complexas podem ser criadas para a integração da empresa através de ferramentas como o iSpring Suite, de forma rápida e intuitiva, a partir de modelos prontos de usar.

Este tour interativo oferece aos novos colaboradores um tour pelo escritório:

E o módulo a seguir mostra como a empresa cresceu ao longo dos anos:

Melhores práticas

Até agora, reunimos neste artigo diversas dicas e ideias para onboarding que podem ser implementadas nas empresas, mas como este é um conteúdo bem extenso, preparamos uma relação com as melhores práticas a serem adotadas como parte deste processo.

• Faça um trabalho bem feito de planejamento do sistema de onboarding reunindo profissionais de RH, gestores das áreas e pessoas de diferentes setores da empresa.
• Marque uma reunião de onboarding para definir todos os passos de implementação e evitar o retrabalho ou o mal uso dos recursos das empresas. A forma como é conduzido esse trabalho pelo RH pode ser a diferença entre o sucesso de um programa de adaptação.
• Invista na construção de um espaço de trabalho colaborativo e com uma cultura inclusiva e comunicativa, onde o novo funcionário se sinta estimulado a vestir a camisa da empresa e queira contribuir para o seu sucesso, sendo ouvido e reconhecido.
• Prepare atividades que estimulem o entrosamento entre os membros de cada time com a gestão. As empresas que investem na integração social colhem benefícios concretos sob a forma de equipes de alto desempenho, que entregam trabalhos de maior qualidade e de forma mais eficiente.
• Aposte na divulgação da importância do processo de onboarding profissional como um dos valores corporativos. Isso contribui para a retenção de talentos e a redução do turnover entre os novos colaboradores.
• Conheça as técnicas e ferramentas de e-learning e automatize o recrutamento, seleção e onboarding. Dessa forma, todos os passos estarão documentados para uma consulta fácil e constarão dos relatórios de acompanhamento.
• Aproveite os recursos digitais modernos para fazer um onboarding digital envolvente utilizando tecnologia de inteligência artificial, recursos interativos e simulações em diálogo. Tudo isso pode ser criado em alguns cliques com ferramentas da iSpring.

Seria possível detalhar ainda diversas outras práticas que as empresas devem estar atentas ao desenvolver sua estratégia de onboarding. No entanto, mais importante do que criar um programa perfeito é dar os primeiros passos e implementar ações que vão trazer o retorno esperado para o seu negócio.

Conclusão

Agora que o significado de onboarding e seus benefícios estão mais claros, fica evidente o motivo que leva a maioria das empresas que buscam bons resultados a investirem em uma boa cultura organizacional desde o primeiro dia do processo de integração.

Os ganhos são inestimáveis e rapidamente será possível ver o sucesso no desenvolvimento de talentos, na produtividade e, principalmente, no mercado. Então que tal aproveitar a facilidade que o iSpring Learn oferece e começar a criar o seu programa de onboarding digital agora mesmo?

Perguntas frequentes sobre onboarding

1. O que é processo de onboarding de funcionários?

O processo de onboarding é um programa, geralmente oferecido aos funcionários recém-contratados de uma empresa, para ambientá-los no novo emprego. Essa etapa essencial da contratação abrange palestras, cursos, treinamentos, e-book e kit de boas-vindas que vão apresentar as principais informações sobre a cultura organizacional, as normas e políticas da empresa, além das funções e responsabilidades de cada cargo.

2. Qual é o objetivo do onboarding?

A integração em uma empresa é um processo inicial que se dá após a contratação do colaborador pela equipe de recursos humanos. Tem como objetivo a primeira apresentação da estrutura organizacional, facilitando a adaptação do novo colaborador à equipe desde o seu primeiro dia de trabalho.

O processo de onboarding não tem como objetivo substituir o treinamento e desenvolvimento contínuo oferecido pelo RH ao longo de todo o período em que o funcionário desempenhar sua função na empresa.

3. Quais são os 4 pilares de um bom processo de onboarding de colaboradores?

Os quatro pilares de um processo de onboarding eficiente são: preparação (organização e planejamento de um programa estruturado pelo RH da empresa), integração (recepção e boas-vindas do novo funcionário), treinamento (disponibilização de treinamentos e cursos para desenvolver as habilidades do novo colaborador) e acompanhamento (um programa de longo prazo para monitorar os resultados e necessidades profissionais no ambiente de trabalho).