Elaborando um manual de integração de novos colaboradores eficaz
13 de julho de 2024
12 minutos 
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Ingressar em uma organização pode ser desafiador e é para facilitar esse momento que empresas bem preparadas oferecem um manual de integração de novos colaboradores. Esse documento funcionará como uma bússola, orientando os funcionários no início dessa jornada.
Toda empresa tem elementos da sua cultura e de seus valores que impactam toda a dinâmica do ambiente de trabalho. Assim, um material com informações práticas sobre as funções e responsabilidades contribui para o acolhimento do colaborador, estimula a produtividade e a retenção de talentos.
Neste artigo, vamos entender o que é um manual de integração, qual sua importância e conhecer os principais formatos de um onboarding eficiente para os colaboradores recém-contratados.
Aproveite os poderosos recursos do iSpring Suite para criar seu manual de integração de novos colaboradores em alguns instantes.
O que é um manual de integração?
O manual de integração é um material preparado para dar as boas-vindas aos novos colaboradores, apresentando a empresa, as equipes, cargos e tudo que envolve a cultura organizacional do negócio.
Ainda que possa ter vários formatos, será sempre um recurso disponível para a consulta dos colaboradores em caso de dúvidas. Atualmente, as empresas estão optando por um processo de integração mais moderno, criando portais com cursos online e todas as informações que constam do manual de integração. Isso fica ainda mais fácil com uma ferramenta de e-learning, com o iSpring Suite na criação dos conteúdos e o iSpring Learn para a gestão do onboarding.
Essa ferramenta estratégica transmite os principais elementos da cultura organizacional, fornece uma visão global da empresa e orienta sobre as funções e responsabilidades de cada cargo. De forma geral, é um documento útil até mesmo para funcionários antigos, já que existem processos de seleção interna feito pelo time de RH para a transferência para outras equipes e escritórios.
Entre seus elementos comuns estão:
- Apresentação da empresa e mensagens de boas-vindas.
- Informações sobre as políticas corporativas e benefícios.
- Apresentação do plano de cargos e expectativas de desempenho.
- Cultura e valores da empresa.
Esse instrumento, que muitas equipes de RH julgam ser dispensável, oferece inúmeros benefícios, tanto para a empresa como para o funcionário. Um trabalho de onboarding bem feito é a culminância de um recrutamento eficaz e com frutos no longo prazo.
A importância de um manual de integração de novos colaboradores
Imagine entrar em uma empresa. Cada pessoa que encontra é um desconhecido. As salas, estações de trabalho, sua equipe, tudo é novo. Esse primeiro contato pode ser intimidador, especialmente para um funcionário no início da sua vida profissional.
Este cenário é o que qualquer colaborador enfrenta no seu primeiro dia na nova empresa. Dependendo de suas características pessoais e do seu histórico profissional, essa pessoa terá maior ou menor facilidade nesse processo. Em ambos os casos, as ações de onboarding oferecidas pelo RH vão ser uma ótima forma de boas-vindas, facilitando a adaptação do funcionário à equipe profissional.
Ao comunicar claramente as políticas, procedimentos e regras, você reduz riscos e problemas decorrentes da falta de informações sobre as normas vigentes. Por exemplo, se há uma jornada de trabalho mais rígida ou situações específicas em que o colaborador pode trabalhar de casa, seu manual conterá essas regras.
Ele ainda poderá ver o organograma, facilitando o reconhecimento dos profissionais de outras equipes e familiarizando o colaborador com o ambiente. Isso representa uma imersão rápida na cultura da empresa e transmite uma mensagem positiva ao novo contratado, contribuindo para o maior senso de pertencimento e níveis mais altos de motivação e produtividade.
O funcionário mais adaptado aos novos processos e procedimentos contribui para a redução da rotatividade, que é um objetivo de qualquer setor de recursos humanos. O manual de integração, integrando um treinamento de onboarding, será sempre um diferencial relevante do negócio.
Os benefícios para a empresa são evidentes, mas existem vantagens para os próprios funcionários. A equipe ganha, pois poderá contar com esse novo colaborador mais rapidamente, e ele próprio também é beneficiado se sentindo mais satisfeito como parte do time.
O que deve conter em um manual de integração?
O manual de integração é o material de apresentação da empresa a alguém recém-contratado, por isso deve conter as informações essenciais sobre a organização para familiarizar o funcionário neste novo ambiente de trabalho.
Vejamos suas principais informações. Dessa forma, você não vai esquecer de nada ao elaborar seu conteúdo.
Mensagem de boas-vindas aos novos colaboradores
Este texto costuma abrir o manual, sendo redigido pelo CEO, presidente ou fundadores da empresa. Seu objetivo é transmitir uma mensagem positiva no primeiro contato com o colaborador.
Benefícios e expectativas de desempenho
Nesse item, o recém-contratado tem todas as informações sobre os benefícios oferecidos aos colaboradores (auxílios, planos de saúde, parcerias etc) de forma clara e direta.
Além disso, detalha-se as atividades e resultados esperados de cada função, com as metas e objetivos profissionais determinadas pelo RH em conjunto com os líderes das áreas.
Mensagem dos sócios e da diretoria
Esse item não é essencial, mas pode ser interessante para um onboarding mais individualizado. Nesse texto, o colaborador poderá conhecer mais de perto suas lideranças imediatas e obter visões diversificadas dos gestores sobre as atividades e as particularidades do negócio.
História da empresa
Incluir a história da empresa no seu manual de integração pode parecer desnecessário, mas ela promove a aproximação do colaborador, oferecendo pontos de identificação e a personificação da empresa por meio de sua história, desafios e oportunidades.
Visão, missão e valores da empresa
A divulgação de informações estratégicas reforçam o compromisso da empresa com sua cultura organizacional, aumentam o senso de pertencimento, facilitando o processo de integração dos novos colaboradores à empresa.
Nessa etapa, também é comum encontrar algumas orientações e diretrizes sobre comportamento, condutas e as orientações do código de ética da empresa.
Políticas e cultura organizacional
Toda empresa tem suas regras, mas a leitura das normas costuma ser um dos pontos que os colaboradores costumam deixar de lado. O manual de integração facilita a apresentação dessas informações, destacando os principais aspectos que os profissionais devem conhecer após a seleção e contratação.
Aspectos estratégicos (missão e visão da empresa) acabam sendo transmitidos de forma natural, tendo uma assimilação mais suave pelo colaborador através da leitura do documento. O manual pode servir de instrumento de conscientização das pessoas sobre códigos de vestimentas, regras sobre férias e atrasos ou, até mesmo, o compromisso com um valor que seja caro para a empresa.
Organograma de funcionários
O entendimento da organização e distribuição de cada equipe oferece uma visão geral sobre a divisão de trabalhos e os diferentes setores da empresa.
Além disso, representa uma fonte de consulta sempre que o funcionário quiser identificar quais colegas deve procurar para tratar de um assunto ou um líder para discutir um trabalho.
No organograma digital, é possível incluir as imagens do crachá das pessoas, facilitando a identificação de um integrante específico ou dos colegas durante as reuniões.
Treinamento e desenvolvimento
Um ponto que faz toda a diferença para um profissional que pretende construir uma carreira na empresa é o enfoque dado aos programas de capacitação pela equipe de RH. O apoio aos trabalhadores que desejam se especializar e investir em seu desenvolvimento é um sinal de compromisso da empresa com aprendizado contínuo.
Neste documento, o RH costuma detalhar os programas de aprendizado obrigatórios a todos os profissionais da empresa, além de oferecer informações acerca do plano de cargos e avaliação de desempenho.
Como elaborar um manual de integração de novos colaboradores
A elaboração de um onboarding compreende algumas etapas básicas, sendo normalmente preparado pela equipe de recursos humanos e entregue aos novos colaboradores no momento da admissão.
Para oferecer uma experiência visual atraente, o manual de integração conta com a contribuição de profissionais da área de comunicação, que cuidam da diagramação e design do material e do kit de boas-vindas.
Em linhas gerais, o manual pode ser elaborado em 4 passos:
- Faça uma pesquisa e reúna os dados necessários sobre a empresa a serem transmitidos aos novos profissionais.
- Elabore o conteúdo do documento priorizando textos objetivos.
- Entregue o material ao responsável para diagramação visual e formatação.
- Divulgue um manual atraente, com tópicos bem definidos acerca dos objetivos do negócio e das expectativas sobre os novos trabalhadores.
Exemplos de manual de integração
Tradicionalmente, o manual de integração era um documento impresso entregue aos novos colaboradores após a contratação. No entanto, com os avanços tecnológicos, acesso a novos recursos e uma política de sustentabilidade, muitas empresas têm optado por oferecer o manual de integração de novos colaboradores em outros formatos.
Vídeos
O uso de cursos e vídeos é parte de uma nova tendência de digitalizar o conteúdo de onboarding. O principal objetivo das empresas é facilitar o acesso ao material pelos colaboradores.
Apresentações e palestras
Algumas organizações mantêm o modelo de palestras presenciais após a contratação do funcionário. Esse formato é interessante, pois estimula o colaborador a tirar suas dúvidas diretamente com o instrutor, aproximando e gerando engajamento.
Documentos impressos e e-books
O formato tradicional ainda é na forma de cartilhas impressas, geralmente entregue ao profissional no ato da admissão pelo RH como parte de um kit de boas-vindas. Ainda que seja eficaz, o ponto negativo desse formato é que o documento tende a se perder ao longo do tempo e tem uma atualização mais trabalhosa e com custos mais elevados.
Novos formatos de onboarding
As ferramentas de e-learning oferecem o ambiente perfeito para desenvolver a integração dos funcionários de uma empresa. Além de ser um meio moderno para criar o manual de integração, ainda oferece recursos interativos como simulações e questionários para avaliar a assimilação do conteúdo.
O iSpring Suite é a plataforma ideal para criar seu processo de integração profissional. Ela oferece todas as ferramentas para criar cursos com tecnologia IA e uma biblioteca de conteúdo completa. Além disso, sua integração com o iSpring Learn LMS permite que os especialistas em T&D possam acompanhar e gerar relatórios para entender o aproveitamento do material pelo colaborador.
Além disso, baixe nosso checklist de integração gratuito. Com ele, você terá praticamente um modelo de manual de integração de novos colaboradores a sua disposição. Nosso e-book traz as principais ações e etapas práticas do processo de elaboração de um onboarding de funcionários recém-contratados, servindo como um guia completo e detalhado.
Conclusão
Como falamos, o cuidado com cada novo membro da empresa aumenta o seu engajamento e traz vantagens para todas as partes envolvidas. Se você pretende investir no seu processo de onboarding, não deixe de experimentar as ferramentas da iSpring. Elas oferecem recursos modernos e vão te ajudar a criar um documento realmente motivador e atraente.
Experimente agora mesmo o iSpring Suite. Em alguns minutos, você terá um documento para entregar aos seus colegas e distribuir seu manual de integração de novos colaboradores.
