Como criar um programa de treinamento de funcionários bem-sucedido

Ao analisar essa lista com os melhores lugares para trabalhar, você perceberá algumas práticas comuns nas empresas, como a valorização de iniciativas de programa de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores.

Mas como criar um programa de treinamento e desenvolvimento eficaz para os profissionais da empresa? Neste artigo, abordamos os principais aspectos sobre o processo de elaboração de um programa de treinamento:

• O que é treinamento e desenvolvimento de funcionários?
• Tipos de treinamento de funcionários
• Problemas e desafios comuns na capacitação de funcionários
• O que é programa de treinamento?
• Um passo a passo sobre como criar um programa de treinamento

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O que é treinamento e desenvolvimento de funcionários?

Treinamento e desenvolvimento de funcionários são quase sinônimos, mas há uma pequena diferença entre eles. O programa de treinamento ajuda os colaboradores a receber conhecimentos ou habilidades específicas para melhorar o desempenho em seus cargos atuais. Já o desenvolvimento é um conceito mais amplo que foca no crescimento do colaborador e aborda sua função futura na empresa, não a atual.

Tipos de treinamentos de funcionários

Os programas de treinamento e desenvolvimento de colaboradores fornecem as habilidades e conhecimentos que permitem que sua equipe faça um trabalho ainda melhor. Existem diferentes tipos de programas de treinamento e a empresa decide qual prefere. Os mais populares são:

Treinamento presencial com professor

Neste método, o estudo é presencial, oferecido na empresa aos colaboradores, seja em uma sala de aula, com as pessoas reunidas assistindo a aula e discutindo o conteúdo. Outra possibilidade é utilizar um ambiente virtual, onde a interação entre colaborador e professor é online, por videoconferência.

Mentoria/Coaching

Na aprendizagem guiada, o colaborador tem a supervisão de um mentor especialista, que compartilha seu conhecimento e experiência para ajudar no progresso na carreira. Porém, mentoria e coaching não são a mesma coisa. O coaching é funcional e direcionado à aquisição de habilidades e conhecimento, já a mentoria é transformadora, como uma atividade de desenvolvimento.

Treinamento no escritório

Esta é uma forma dos colaboradores aprenderem observando e executando suas tarefas na empresa. Alguém recém-admitido é atribuído a um membro ou líder experiente da equipe. Inicialmente, ele observa como as rotinas profissionais são realizadas na empresa para então começar a realizá-las por conta própria.

E-learning

O e-learning é o treinamento EAD por meio de um computador ou outro dispositivo digital. Assistir a uma aula, responder um questionário ou jogar um jogo educativo, tudo isso é e-learning. As tendências mais recentes também oferecem aprendizagem móvel, que inclui atividades como cursos EAD, questionários, palestras em vídeo e simulações, mas os colaboradores seguem no seu ritmo, em seus smartphones e tablets.

Problemas e desafios comuns na capacitação de funcionários

As empresas devem conhecer os problemas que podem surgir ao longo de um programa de treinamento de funcionários e estar preparadas para resolvê-los. Entre os desafios típicos estão:

• Entregar um treinamento consistente. Quando a empresa está dispersa geograficamente, é difícil manter um treinamento consistente para todos. Entre os maiores desafios estão limitações geográficas, barreiras linguísticas, profissionalismo dos professores e custo-benefício ruim para a empresa. Porém, quase todos podem ser resolvidos com a aprendizagem online.
• Alunos desmotivados. Nem todos os colaboradores se interessam pelo estudo, alguns ainda podem sabotar intencionalmente os programas de treinamento presencial.
• Funcionários muito ocupados. A desculpa de que está ocupado é frequente. Todos têm vida fora da empresa e não é fácil equilibrar o escritório e a vida pessoal, ainda mais quando é preciso incluir treinamentos. No entanto, existe uma forma de resolver. Considere optar por um aprendizado “pequeno”, assim é mais fácil e rápido e suporta o estudo pelos dispositivos móveis.
• Uso restrito de análises significativas. Ao realizar um treinamento, o desenvolvimento dos colaboradores é esperado. Mas como saber se isso ocorreu? Para avaliar a efetividade dos programas de treinamento, você deve acompanhar e analisar os resultados dos alunos. Isso é facilmente resolvido com um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) e seus relatórios.
• Sistema de feedback ruim. De acordo com a Forbes, colaboradores que se sentem ouvidos têm 4,6 vezes mais chances de realizar seu trabalho melhor. Por isso, não ignore o ponto de vista dos colaboradores sobre os treinamentos e invista no seu desenvolvimento.

O que é programa de treinamento?

Programa de treinamento é uma sequência planejada de atividades destinadas a oferecer aos colaboradores os conhecimentos e habilidades necessários para se tornarem melhores profissionais. Cada programa de treinamento profissional visa atingir objetivos específicos e, dependendo da finalidade, pode haver diferentes tipos.

Programa de treinamento: exemplos

• Integração e orientação. Ajuda os novos contratados da empresa a se familiarizar com a cultura e clima organizacional, compreenderem as responsabilidades e se tornarem membros produtivos da equipe rapidamente.
• Treinamento em compliance. Foca na legislação, regulação e política e ajuda a minimizar os riscos, manter a reputação da empresa e oferecer um ambiente de trabalho seguro para todos. Pode incluir cursos sobre diversidade, assédio, ética e segurança.
• Treinamento de produtos. Um treinamento técnico que abrange as informações sobre os produtos e serviços da empresa que o colaborador deve conhecer para realizar suas tarefas corretamente.
• Treinamento de vendas. Tem como objetivo melhorar as habilidades da equipe de vendas ensinando-lhes as melhores práticas, novas abordagens e desenvolvendo habilidades de comunicação.
• Treinamento de soft skills. Foca nos atributos pessoais (soft skills) como pensamento crítico, comunicação, gerenciamento de tempo e solução de problemas; necessários para o sucesso e o crescimento na carreira do colaborador.
• Treinamento de liderança para gestores. Desenvolvido para ajudar os colaboradores a aprender novas técnicas de gestão e liderança e refinar as habilidades existentes para permitir que orientem as pessoas das equipes.

Programa de treinamento X plano de treinamento

Um programa de treinamento reúne uma série de atividades, já o plano de treinamento é um documento que detalha o programa. Ele prevê informações importantes quanto aos objetivos, público-alvo, programação de treinamento, estratégia, recursos necessários e muito mais.

O plano de treinamento de um colaborador costuma ser apresentado aos gerentes da empresa. Após aprovado, a equipe de capacitação está autorizada a aplicar recursos para a criação e aplicação do programa de treinamento.

Um passo a passo sobre como montar um programa de treinamento

Os programas de treinamento e desenvolvimento das empresas não surgem sozinhos. Eles são o resultado de um processo cuidadoso de planejamento e desenvolvimento. Abaixo estão instruções detalhadas para implementação de programas de treinamento eficazes, considerando as necessidades da empresa e o estímulo ao envolvimento dos colaboradores.

Passo 1. Entendendo a tarefa

Imagine que o motor do seu carro comece a fazer barulho. É preciso fazer o rodízio dos pneus, substituir a suspensão ou trocar o óleo? Você pode fazer todas essas coisas, mas um teste de diagnóstico mostrará exatamente o que deve ser consertado, sem a necessidade de verificar todos os detalhes.

Da mesma forma, a iniciativa de treinar os colaboradores pode vir de qualquer área da empresa, do chefe do departamento de vendas, cuja equipe não atingiu o KPI, até alguém que acredita ter muitas reuniões ou que a jornada de trabalho está sendo mal aproveitada. Portanto, antes de elaborar um programa de treinamento para a empresa, é bom fazer algumas perguntas que formarão a base da análise das necessidades de treinamento.

Necessidades de treinamento

Todas as demandas de treinamento representam um desejo de mudança. Nesta etapa, o objetivo é determinar a necessidade de treinamento, que é a lacuna entre a situação atual e o resultado desejado. A avaliação prévia das necessidades aumenta as chances de sucesso e reduz o risco de erros que irão custar caro.

Para obter informações sobre a situação da empresa, suas necessidades e resultados desejados, opte por entrevistas com os interessados e todos que querem o sucesso do treinamento. Essas pessoas podem ser executivos, gerentes, possíveis participantes ou clientes.

Preparamos uma lista de perguntas com base no conteúdo trazidos pelos livros sobre como avaliar as necessidades:

• Há real necessidade dos treinamentos para a empresa? Este resultado pode ser alcançado de outra forma, mais barata ou eficiente?
• Por que o treinamento é necessário? Como ajudará o cliente?
• Qual problema seu cliente pretende resolver com o treinamento?
• O que acontecerá se não houver treinamento?

Objetivos do treinamento

As metas de treinamento da empresa são essenciais e devem ser apresentadas logo por dois motivos: a) você terá uma imagem nítida do que se pretende e b) servem como referência para a avaliação dos resultados dos programas de treinamento.

As metas devem ser específicas e mensuráveis. Por exemplo:

• Para aumentar a eficiência dos colaboradores em xyz%
• Para atender aos requisitos de segurança no local de trabalho
• Para alcançar o KPI xyz%

Público-alvo

A organização de um bom programa de treinamento é difícil. Você deve desenvolvê-lo por um determinado motivo, bem como para um determinado público-alvo. Antes de prosseguir com o processo de desenvolvimento do programa de treinamento, o rh deve observar as pessoas da empresa.

• Há quantos alunos?
• Quem são e quais são os cargos dessas pessoas? (São do RH, gerentes, operários etc.?)
• Quais são suas características? (Média de idade, nível educacional, estilos de aprendizagem, conhecimento de informática, localização geográfica etc.)
• Algum aluno com deficiência?
• Os alunos receberam treinamentos prévios nesta área? Estão familiarizados com o assunto?

Além disso, é sempre útil conversar diretamente com os alunos em potencial.

• Quais assuntos consideram mais importantes para seus trabalhos?
• Há algum pedido especial?
• O que pensam sobre o treinamento? Haverá resistência do grupo ao treinamento? Por quê?

Ambiente de tarefas

Após definir que o treinamento é a solução para as necessidades da organização, delimitando seus objetivos e quem são seus alunos, é hora de avaliar as questões organizacionais. Descubra como planejar um programa de treinamento na empresa que será considerado bem-sucedido.

• Quem é o tomador de decisões?
• Quem são as partes interessadas? Quem mais sabe sobre o projeto e pode fornecer informações úteis?
• Existe alguma preferência por certas tecnologias, ferramentas e métodos de entrega?
• Que tipo de mídia deve ser usada (texto, vídeo, áudio ou outra)?
• Como o cliente espera o resultado? É um pacote SCORM, uma apresentação PPT e um script no Word? Precisa criar um guia? São necessárias atividades ou sessões de follow-up?
• Quais são os prazos de entrega do projeto?
• Existem restrições ou fatores que afetam o alcance dos resultados?
• Quem vai disponibilizar e gerenciar o programa de treinamento e desenvolvimento na plataforma?
• Qual é o orçamento da empresa para o projeto?

Se acha que tem perguntas demais, fique tranquilo. É muito provável que você tenha que fazer perguntas adicionais conforme o projeto comece a tomar forma.

Passo 2. Planejamento do esboço do programa

Após concluída a análise, não basta pegar o conteúdo, organizá-lo em aulas, criar um pequeno questionário ao final de cada unidade e pronto. Os clientes esperam mais do que textos sem sentido e imagens aleatórias.

É necessário identificar o conteúdo que atenda às necessidades, o formato adequado para o programa de treinamento organizacional e as métricas mensuráveis para monitorar seu andamento.

Objetivos de aprendizagem

Os objetivos de aprendizagem são centrados no aluno, não nas métricas da empresa. Eles descrevem o que as pessoas devem saber, ser capazes de fazer ou sentir como resultado do treinamento. Os melhores objetivos costumam estar ligados aos resultados dos alunos no trabalho.

Ao concluírem este programa, os alunos serão capazes de…

• … usar a técnica de vendas SPIN
• … aplicar fórmulas avançadas do Excel para análise de marketing
• … ter uma atitude agradável com os clientes
• … sentir-se mais confiante em negociações de alto nível

Como as atividades costumam ser distribuídas em mais de um módulo ou aula, também é necessário o planejamento das submetas. Se o objetivo geral do programa de treinamentos é ensinar os colaboradores a usar uma máquina de pipoca, as submetas podem ser:

• Aula 1 – aprender sobre os botões de controle
• Aula 2 – aprender a instalar a máquina e prepará-la para o trabalho
• Aula 3 – aprender a abastecer a máquina com ingredientes
• Aula 4 – aprender a higienizar a máquina

Táticas de instrução

Dave Meier, em The Accelerated Learning Handbook, descreve um ciclo de aprendizagem de quatro etapas. São elas:

Cada etapa requer estratégias bem pensadas, já que problemas em uma etapa provavelmente contribuem para resultados fracos para todo o programa.

1. Preparação

Nesta etapa, o objetivo é despertar o interesse do grupo, fornecendo-lhes contexto, explicando a importância do conteúdo e definindo metas e expectativas das empresas. Além disso, você terá que lidar com quaisquer sentimentos negativos que as pessoas possam ter.

Uma preparação negligenciada leva ao tédio, à falta de atenção e a resultados fracassados para a empresa.

2. Apresentação

A próxima etapa consiste na apresentação do conteúdo de forma envolvente.

Primeiro, deve-se pensar em como atrair a atenção do grupo com o design gráfico, usando destaques, fontes e cores. Em seguida, trabalha-se no conteúdo, definindo como apresentar um novo vocabulário, fornecer exemplos para cada novo conceito e considerar os diferentes estilos de aprendizagem.

Uma apresentação fraca provoca uma expressão vazia nos rostos do grupo.

3. Prática

A eficácia dos treinamentos é comprometida quando os alunos não têm tempo para estudar os novos conhecimentos e habilidades. Nesta etapa, deve-se encorajar as pessoas não apenas a absorver o conteúdo do treinamento, mas estimular a aplicação nas suas atividades diárias na empresa.

O plano de estudo deve incluir questionários e tarefas práticas interativas. É preciso ajudar os alunos a organizar informações, construindo mapas mentais, anotando as conclusões importantes e ajudando na fixação da informação com estratégias mnemônicas.

4. Desempenho

Sem aplicação prática imediata, muito dos resultados do programa de treinamento interno nas empresas se perdem rapidamente. Como incentivar os colaboradores a aplicar uma nova habilidade fora da sala de aula? Pretende criar apostilas? Haverá uma avaliação de desempenho pós-treinamento e feedback? Ou talvez até mesmo executar uma série de aulas para fixar as informações?

Quaisquer que sejam suas ideias, é necessário planejar e construir o esboço do programa de treinamento de pessoal com antecedência. Isso naturalmente nos leva ao próximo ponto.

Estrutura

Considerando o ciclo de aprendizagem, você deve continuar o planejamento, decidir como sequenciar as informações e, em seguida, criar um plano de treinamento.

Imagine um programa de treinamento técnico para operar novos equipamentos de alta tecnologia. Como organizar o conteúdo? Se sua primeira abordagem foi montar um programa de treinamento e capacitação com uma série de aulas que descreviam todas as peças e recursos da máquina, um por um; está errada.

A teoria da elaboração, desenvolvida por Charles Reigeluth, é uma metodologia de ensino que orienta a organizar os módulos em ordem crescente de complexidade, de modo que cada módulo se elabore a partir do anterior.

No caso de um curso EAD sobre equipamentos complexos, comece ensinando tarefas simples realizadas na máquina. O aluno se familiarizará com alguns dos principais elementos funcionais. Nas aulas seguintes, surgem cenários mais complexos, até que os alunos se tornem capazes de realizar todos os tipos de tarefas. Esta abordagem entrega resultados, já que fornece conhecimento em uma aplicação real na empresa.

Portanto, os três princípios estruturais para quem está pensando como fazer um programa de treinamento dizem para sempre partir:

• Do contexto para o conteúdo
• Do geral para o específico
• Do simples para o complexo

Aplicando esses princípios, você poderá criar um contexto significativo para os alunos, assim poderão assimilar os novos conhecimentos e habilidades.

Com o conceito do programa de treinamento pronto, você pode fazer um planejamento dos assuntos que gostaria de abordar. O próximo passo é preencher o programa com conteúdo.

Passo 3. Desenvolvendo o conteúdo

O conteúdo do e-learning pode ter vários formatos: cursos EAD, palestras, e-books, videoaulas, simulações realistas, avaliações interativas que mais parecem jogos etc. Um bom programa de treinamento e desenvolvimento inclui quantos tipos de atividades entender necessário para reter a atenção dos alunos e ser atraente para diferentes estilos de aprendizagem.

Módulo de treinamento

Você já tem a estrutura do programa de treinamento e desenvolvimento, mas também precisará organizar e apresentar o conteúdo em módulos. Veja uma estrutura modular simples e eficaz:

• Dê uma visão geral
• Forneça detalhes
• Adicione exemplos concretos do mundo real
• Faça um resumo do que foi aprendido

Além disso, cada módulo, aula ou como preferir chamar as unidades independentes deverá ter um plano. Este apontará o tema de cada módulo, ajudará na escolha das atividades e te permitirá ter certeza de que o conteúdo se encaixa no prazo definido para cada sessão. Por exemplo, veja a grade de um curso EAD sobre negociações por telefone para representantes de vendas:

Materiais de treinamento

A preparação de apresentações, materiais de apoio e atividades de treinamento e desenvolvimento está no centro de qualquer capacitação idealizada pela gestão de pessoas. É preciso conhecer quem são seus alunos, o que é necessário ensinar e por quê.

Dependendo dos seus objetivos, você pode desenvolver ações de T&D por conta própria ou pedir ajuda a designers, editores de vídeo e dubladores. Mesmo com uma equipe completa de colaboradores, ainda assim recomendamos ter conhecimento prático das ferramentas de criação mais populares.

Trabalhando com especialistas

Os especialistas são a fonte de informação mais valiosa na elaboração do programa de treinamento. Eles contribuem com conteúdo exclusivo, revisam e corrigem o programa, se necessário.

Existem duas abordagens para lidar com os especialistas: informal e formal.

No treinamento interno, a abordagem informal pode funcionar bem com os especialistas da empresa. Pergunte aos colegas com mais experiência e tente encontrar quem pode te ajudar na preparação do conteúdo.

Por outro lado, especialistas mais experientes costumam ter agendas ocupadas e podem não querer a carga de trabalho adicional. Nesse caso, você precisará do apoio dos gestores que idealizaram o programa de treinamento e desenvolvimento.

Em alguns casos, será preciso trazer especialistas de fora da empresa. Digamos que precise criar um modelo de programa de treinamento sobre um novo software que ninguém em sua empresa usou antes. Nesse caso, você precisa de uma abordagem formal e de um contrato que irá prever todos os procedimentos: qual envolvimento é esperado do especialista, seus resultados, além de prazo e pagamento.

Conclusão

A criação de um bom programa de treinamento e desenvolvimento não é uma sequência linear de etapas. Ainda que possa servir como uma estratégia a orientar o planejamento das ações de capacitação, esta sequência deve ser adaptada tendo em vista as necessidades dos colaboradores.

Elaborar um programa de treinamento para empresas envolve a coleta de diversas informações, pesquisas, tomada de decisões, planejamento e colaboração. Mas, ainda que seja uma jornada longa, o desenvolvimento e a execução do programa de treinamento bem-sucedido começa com uma única pergunta: Por que? Encontre a resposta e o resto do processo de criação do seu programa de treinamento fluirá naturalmente.

É isso! Compartilhe nos comentários qual é a parte mais desafiadora de criar um programa de treinamento e desenvolvimento!