Análise e diagnóstico das necessidades de treinamento: o treinamento é realmente necessário?

O que é um diagnóstico das necessidades de treinamento?

Toda solicitação de treinamento indica que o desempenho atual não está compatível com os resultados pretendidos. A discrepância entre a performance real e a desejada é chamada de “necessidade”.

O diagnóstico da necessidade é um processo de identificar se realmente existe a necessidade ou não, enquanto a análise da necessidade vai um pouco além, pois é preciso não apenas confirmar a presença de uma necessidade, mas também tentar descobrir os motivos do problema e como desfazer a lacuna entre o que é e o que deveria ser.

Neste artigo, usaremos o termo “diagnóstico da necessidade” incluindo o processo de análise, pois não faz muito sentido conduzir uma investigação e deixar de incluir uma conclusão e planos de ação subsequentes.

Desenvolver um programa de treinamento sempre exigiu um grande investimento, portanto, o principal objetivo de um diagnóstico de necessidades (também conhecido como levantamento de necessidades) é oferecer uma estimativa fundada que demonstre se tal investimento será compensado, bem como garantir que a aprendizagem possa resolver o problema.

Um diagnóstico da necessidade geralmente inclui, mas não está limitado, às seguintes etapas:

• Analisar a situação atual;
• Identificar um objetivo de negócios;
• Descobrir a raiz do problema;
• Determinar o que os funcionários devem fazer para alcançar o objetivo;
• Descobrir por que eles não estão fazendo isso.

Importante: Antes de continuar, vamos esclarecer o uso da expressão. Hoje, seria mais correto dizer “diagnóstico das necessidades” omitindo as palavras “de treinamento”. Isso ajuda a evitar uma perspectiva tendenciosa durante a análise que, de outra forma, poderia simplesmente confirmar a opinião enviesada de que o treinamento é necessário.

Agora, vamos explorar cada passo.

Passo 1: Analise o quadro geral

Imagine um médico e um paciente. O paciente reclama de dor de cabeça e pede um remédio potente. O médico faria a prescrição simplesmente porque o paciente pediu? Com certeza não.

Da mesma forma, antes de simplesmente criar um treinamento, devemos ouvir o cliente e então examinar cuidadosamente o que está acontecendo, o que precisa ser feito e se tudo isso condiz com a ideia do cliente sobre a solução.

Nesta etapa, sua tarefa é reunir o máximo de informações possível. Podem ser feitas pesquisas quantitativas com os funcionários, entrevistas qualitativas ou uma abordagem mista (o mais recomendado). Em alguns casos, é uma boa ideia verificar a situação de perto. Há uma reclamação de que o departamento de atendimento ao cliente não está sendo educado com os clientes nas ligações? Faça uma chamada como se fosse um cliente.

As perguntas-chave desta fase são:

• O que está acontecendo agora?
• Como está o desempenho dos funcionários?
• Quais resultados estão sendo alcançados?

Passo 2: Estabeleça um objetivo

Embora sejam inegáveis os benefícios dos treinamentos corporativos exclusivamente pelo crescimento profissional, os cursos devem estar alinhados com os objetivos específicos da companhia. Além disso, é fundamental certificar-se de que o treinamento dos colaboradores seja realmente a solução mais adequada. Essa é a única forma de garantir ser possível mensurar os resultados, comprovar a eficácia e calcular o ROI.

Converse com todas as partes interessadas na capacitação dos profissionais e defina qual é o desempenho pretendido.

As perguntas-chave desta fase são:

• O que deveria estar acontecendo?
• Qual desempenho os gestores esperam dos funcionários? E os clientes?
• Quão grande é a diferença entre a situação atual e as metas? É possível medir essa lacuna? Como?

Passo 3: Descubra a verdadeira raiz da questão

Pergunte a si mesmo, a quem solicitou o treinamento e a todos que participariam dele como alunos: por que as pessoas não estão fazendo o que é esperado ou desempenhando no nível adequado? Muitas vezes, os gestores pressupõem que um treinamento e desenvolvimento do conhecimento dos colaboradores é a resposta para todos os problemas. No entanto, há muitos problemas que podem ser resolvidos de maneira mais fácil e econômica, com mudanças nos processos atuais.

Por exemplo: um gerente descobre que sua equipe não está conseguindo criar relatórios de desempenho semanais adequados para a diretoria; como eles estão perdendo muito tempo escrevendo os relatórios, houve uma queda na produtividade. A ideia de um treinamento sobre como escrever relatórios de forma mais eficiente é uma opção bastante atraente e lógica, certo?

Nesta etapa, é muito fácil cair na tentação de simplesmente seguir com a suposição inicial. No entanto, nem sempre as coisas são tão óbvias quanto parecem, então o “motivo” do problema pode ser apenas um sintoma.

Ainda no exemplo acima, uma investigação mais aprofundada pode descobrir que o gerente entendeu que a equipe deveria criar relatórios semanais, enquanto a diretoria gostaria de informativos mais completos, porém menos frequentes. Portanto, a solução ideal não seria o treinamento, apenas uma mudança no processo.

As perguntas-chave desta fase são:

• Qual é a causa real da situação no presente?
• Por que há uma lacuna de desempenho? Qual é a sua causa? Todas as partes envolvidas concordam que esse é o motivo?
• A lacuna é decorrente de falta de conhecimento, habilidades ou atitudes?
• Quanto da lacuna é causada pelo ambiente, um processo ou um fator técnico (um sistema com uma interface difícil de usar, por exemplo)?

Passo 4: Pense em soluções

Depois de saber exatamente qual é o seu objetivo e o motivo pelo qual a performance dos colaboradores não está de acordo com o esperado, é hora de pensar em possíveis maneiras de desfazer a lacuna.

De novo, não cometa o erro de usar o treinamento como a solução padrão e definitiva em todos os casos. Criar um treinamento de competências e habilidades pode ser uma solução eficaz, mas cara e demorada. Nesta etapa, sua tarefa é ter 100% de certeza de que o treinamento é a melhor opção.

Durante todo o processo de análise, é crucial ter atenção a quaisquer sinais de que possam haver outras formas de alcançar o mesmo objetivo, como:

• Mudanças nas rotinas de trabalho;
• Começar ou cancelar procedimentos atuais;
• Aquisição de equipamentos/softwares melhores;
• Implementação de uma mentoria no local de trabalho ao invés de treinamento formal;
• Oferecer job aids (recursos) aos funcionários, etc.

Cathy Moore, designer instrucional reconhecida internacionalmente, criou um fluxograma que pode te ajudar a determinar a melhor solução para problemas de desempenho.

Fluxograma criado por Cathy Moore. Veja mais inspirações de design de treinamentos no blog dela.

Além disso, saiba que não fazer nada também é uma opção. Quais serão as consequências de não disponibilizar um treinamento e não mudar nada? A resposta dessa pergunta é útil para entender a verdadeira gravidade do problema. Em uma usina nuclear, treinamentos sobre segurança no trabalho são de altíssima prioridade; em um escritório, eles podem ser uma mera formalidade.

As perguntas-chave desta fase são:

• O treinamento é a melhor forma de resolver o problema de desempenho?
• Existem outras maneiras de alcançar o mesmo objetivo? Quais?
• O que acontece se nada for feito?

Agora é sua vez

Não importa se a conclusão seja desenvolver um novo programa de treinamento que esteja totalmente alinhado às necessidades da empresa e dos funcionários ou reformular os processos atuais e mudar o ambiente de trabalho, a análise e o diagnóstico das necessidades de treinamento são atividades cruciais para tomar uma decisão informada.

Fique à vontade para fazer perguntas ou compartilhar algum conselho que você tenha. De qualquer forma, conte para nós a sua opinião deixando um comentário abaixo!