Como fazer o treinamento de integração de novos colaboradores

Você não daria a chave de um carro para um jovem que só assistiu a uma aula em uma autoescola e o deixaria dirigir, certo? O mesmo acontece com os colaboradores que acabam de passar por um processo de contratação. Não empurre seus novos contratados para fora do ninho tão cedo – deixe-os se sentirem confortáveis em um novo lugar e forneça um treinamento consistente. O treinamento de integração de novos colaboradores é uma parte crucial do processo de integração que ajudará os novos membros da sua equipe a se encaixarem em suas funções sem problemas.

Pedimos a especialistas em e-learning que compartilhassem seus insights sobre como treinar novos colaboradores de maneira eficaz por meio do e-learning e elaboramos um guia que o ajudará a organizar o processo de treinamento de integração. Continue lendo para saber detalhes das práticas que você pode começar a tomar hoje. Mas, primeiro, vamos ver por que os profissionais de L&D recomendam o treinamento online de colaboradores.

Por que colocar o treinamento de integração de novos colaboradores online?

Antigamente, quando os colaboradores ficavam em um emprego por muitos anos, as empresas podiam se dar ao luxo de que seus novos contratados “aprendessem no trabalho.” No entanto, hoje, quando a rotatividade de colaboradores é alta – por exemplo, nos EUA, a taxa de rotatividade média anual é de 44,3 % – as empresas realmente não podem se dar ao luxo de treinar cada nova contratação individualmente. Mas eles podem ajudar seus recém-chegados a se integrarem perfeitamente à empresa por meio do e-learning.

Existem alguns benefícios indiscutíveis de treinar novos colaboradores online:

• Economize tempo e dinheiro. Você não precisa criar um novo programa de aprendizagem ou envolver outros colaboradores para fornecer treinamento para cada nova contratação.
• Ofereça consistência informacional em toda a empresa, mesmo se for uma grande empresa com muitas filiais e departamentos. Você pode se certificar de que todos recebem o mesmo treinamento.
• Treine a qualquer hora, em qualquer lugar. Novos colaboradores podem acessar o material 24/7, e até estudar o conteúdo e responder a questionários em seus dispositivos móveis.
• Retenção de informação a longo prazo. Muitos estudos mostram que o e-learning ajuda os colaboradores a reter conhecimento em um grau muito maior do que em ambientes presenciais tradicionais.

Michael Sheyahshe, um desenvolvedor e tecnólogo de e-learning com mais de duas décadas de experiência, compartilhou sua opinião de especialista sobre por que treinar novos colaboradores online é uma boa ideia para as empresas:

Michael Sheyahshe, Tecnólogo na alterNative Media

• “Aprendizagem replicável e repetível. Como outros modos de entrega online e eletrônica, como modelos/mídia 3D, simulações imersivas e RV, o treinamento online pode ser replicado e repetido, conforme necessário, em vez de investir tempo, recursos e possível financiamento adicional em um treinamento presencial, no mundo real.
• Prepara para o hoje e o futuro. Embora eu tenha trabalhado remotamente via telecomutação por quase uma década, muitos outros só agora estão experimentando essa modalidade profissional, devido à pandemia global [COVID-19 neste momento]. O treinamento online pode ajudar a preparar os profissionais para os rigores do trabalho fora de um ambiente de escritório físico.
• Permite possível modularidade. Bem executado, o treinamento online pode incluir vários componentes ou elementos modulares menores – pense em um curso com diferentes mídias externas, como vídeos, por exemplo – que podem ser potencialmente removidos, editados, atualizados e/ou expandidos, conforme necessário. Essa modularidade pode permitir uma vida útil mais longa para o conteúdo de treinamento.”

O treinamento online é o que você estava procurando? Em caso afirmativo, continue lendo para descobrir como começar a treinar novos colaboradores por meio do e-learning de forma rápida e fácil.

Passo 1. Crie um programa unificado de treinamento de integração novos colaboradores

Treinar colaboradores não é uma solução única para todos. No entanto, há uma maneira pela qual todos os colaboradores devem proceder no início de sua carreira, que é o treinamento de integração. Com a ajuda das tecnologias de e-learning, você pode criar um programa de aprendizado uma vez e depois fornecê-lo a todos os recém-chegados.

Mas o que deve ser incluído em um programa de treinamento para novos contratados? Julia Somova, nossa Gerente de Treinamento e Desenvolvimento do iSpring, compartilha suas ideias sobre o que abordar para preparar os colaboradores para o sucesso de longo prazo.

Julia, Gerente de Treinamento e Desenvolvimento do iSpring

“Claro, o programa pode variar dependendo do nicho e da política da sua empresa. Mas os 3 elementos que eu enumerei abaixo são bastante universais para qualquer organização.

• Um curso introdutório sobre a empresa. É importante fornecer aos seus novos contratados informações sobre o histórico da empresa para que eles aprendam o que ela já alcançou e vejam a direção que está tomando. Explique a missão, os valores e as metas de sua empresa, dê uma visão geral dos produtos/serviços fornecidos e explique quem são seus clientes e concorrentes. Você também pode demonstrar a estrutura organizacional de sua empresa – todos os recém-chegados estão interessados em saber em que nível estão situados, a quais departamentos estão conectados e onde podem crescer.
• Um curso sobre políticas e procedimentos gerais. Para dar a seus novos colaboradores uma compreensão mais profunda de seu ambiente de trabalho, forneça informações sobre horário de trabalho, licença, licença médica, pagamento, políticas de férias e código de vestimenta. Também é importante falar sobre tópicos como promoções, notas, despesas, políticas de reembolso e prêmios de reconhecimento.
• Um curso de conformidade. Fornecer informações sobre conformidade ajudará a evitar confusão e muitos problemas sérios. Ofereça o treinamento que irá abranger as regulamentações individuais da empresa e todas as questões legais e de segurança, como anti-assédio e discriminação, diversidade e violência no local de trabalho. Além disso, inclua treinamento de saúde e segurança para garantir que seus recém-chegados estejam começando suas carreiras com segurança e bem informados.”

Ao criar um novo programa de treinamento de colaboradores, lembre-se de que ele também deve conter avaliações que o ajudem a identificar se seus colaboradores estão obtendo as informações de que precisam para atender às suas expectativas. Patti Shank, especialista em aprendizagem no local de trabalho baseada em evidências, considera que “o treinamento é inadequado se apenas fornecer conteúdo.”

Patti Shank, PhD

“Precisamos saber se os novos colaboradores estão obtendo o conhecimento e a compreensão correta e se há algum mal-entendido e lacunas que precisam ser resolvidas. Devemos também assegurar que os participantes possam usar o conhecimento da maneira que precisam, para serem capazes de usá-lo no trabalho.”

Por exemplo, você pode incluir um curso de conformidade em seu programa de integração e, depois que seus novos contratados o concluírem, peça que façam um teste. Dessa forma, você pode garantir que seus recém-chegados conheçam as leis de conformidade específicas da sua organização e protejam seus colaboradores e a empresa de quaisquer problemas jurídicos onerosos.

Se você for treinar profissionais de vendas ou agentes de atendimento ao cliente recém-contratados, também pode incluir simulações de diálogo em seu programa de treinamento. Eles o ajudarão a dominar as habilidades de comunicação de seus novos colaboradores em um ambiente seguro e a evitar muitos erros logo no início da carreira.

Confira o seguinte curso de demonstração para ver uma simulação de diálogo em ação:

Passo 2. Preparar todos os materiais de treinamento

Agora que você criou um programa de treinamento, está na hora de preparar os cursos de e-learning. Aqui você tem três opções básicas:

• Crie cursos internamente
• Terceirize a criação de conteúdo para um fornecedor independente
• Compre o material didático existente no mercado

Quais são os prós e contras de cada opção? E qual caminho você deve seguir ao criar um programa de treinamento para novos contratos? Marina Arshavskiy, Especialista em Design Instrucional e e-Learning e Proprietária do Your ELearning World, compartilhou sua opinião sobre o assunto:

Marina Arshavskiy, Especialista em Design Instrucional e e-Learning e Proprietária do Your ELearning World

“A primeira coisa que você deve definir é se você tem os recursos necessários para criar o conteúdo por conta própria. Do contrário, você apenas elimina uma de suas opções e pode começar a procurar terceirização ou comprar material didático pronto.

O tópico e os objetivos do curso o ajudarão a tomar a decisão certa. Por exemplo, cursos prontos sobre liderança, segurança, etiqueta de vendas ou qualquer outro tópico geral podem ser facilmente adquiridos. Na verdade, essa pode ser sua melhor opção, já que esses cursos são normalmente criados por especialistas do setor, podem ser facilmente enviados para um LMS e (ao contrário do e-learning personalizado) podem fazer com que seus alunos comecem o treinamento imediatamente.

Obviamente, o custo de compra de cursos disponíveis no mercado é significativamente menor do que o desenvolvimento personalizado. Se, no entanto, o treinamento é voltado para um grande número de pessoas e é específico da organização, então contratar um fornecedor terceirizado é sua melhor aposta. Os redatores de e-learning profissionais irão ajudá-lo a criar cursos altamente engajantes ao incorporar cenários, jogos, simulações e avaliações que não apenas seguirão princípios e diretrizes comprovadas de design instrucional, mas também irão incorporar sua marca e exemplos específicos para sua organização. Ao trabalhar com os especialistas de sua organização, o fornecedor terceirizado poderá criar conteúdo personalizado para suas necessidades.

Quando se trata de desenvolver cursos específicos para a organização, como aqueles relacionados ao lançamento de um novo produto ou políticas internas específicas para sua empresa, vale a pena criar seu conteúdo internamente. O mesmo se aplica à criação de novos cursos de integração de colaboradores. Os especialistas da sua empresa conhecem todas as nuances específicas da sua organização, por isso não faz sentido terceirizar o treinamento de novos colaboradores para outro fornecedor e, também adquirir cursos prontos para o uso, pois eles serão muito amplos e gerais e não ajudarão em seu processo de integração.”

Resumindo, comprar cursos prontos para uso nem sempre é relevante e terceirizar o desenvolvimento do curso é muito caro. Felizmente, quase todos podem criar cursos de e-learning hoje. E isso é devido às ferramentas de criação existentes que permitem que você crie cursos com aparência profissional sem nenhuma linha de código.

Por exemplo, com o kit de ferramentas de criação iSpring Suite, você pode criar belos cursos engajantes com questionários, screencasts e até mesmo simulações de diálogo. O software facilita a montagem de conteúdo de boa qualidade no menor tempo possível. Se você tiver slides do PowerPoint antigos com políticas e procedimentos da empresa, você poderá transformá-los em cursos interativos com apenas alguns cliques.

É assim que um curso criado com o iSpring se parece:

Passo 3. Forneça o programa de treinamento de integração

Seus cursos de e-learning podem ser informativos e engajantes, mas ainda assim eles podem não funcionar. A capacidade de fornecer o conteúdo de uma forma inteligente também diz respeito à qualidade do treinamento. Portanto, este passo é sobre como compartilhar seus cursos.

Claro, você pode enviar seus cursos para seus colaboradores por e-mail ou compartilhá-los através de seu app de bate-papo, mas pense por um segundo: o conteúdo é fácil de encontrar e todos os módulos estão organizados de forma lógica e eficiente? Seus cursos são abertos em um clique ou seus alunos precisam baixá-los para seus computadores para visualizá-los? Todos querem entrar em um sistema, encontrar exatamente o que precisam e poder ver o conteúdo sem demora.

Para agilizar o processo de treinamento e melhorar a qualidade da experiência de aprendizagem, muitas organizações usam um sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS). Isso é uma plataforma online que permite armazenar, organizar e estruturar todos os tipos de conteúdo de aprendizagem, inscrever trainees, acompanhar resultados e gerar relatórios sobre o desempenho do aluno.

Se você estiver pensando em investir em um LMS, há algumas coisas a serem levadas em conta antes de fazer uma escolha. Jeffrey Dalto, um profissional de aprendizagem e desempenho no local de trabalho, acredita que uma das coisas mais importantes é selecionar uma plataforma que seja fácil de usar.

Jeff Dalto, Especialista Sênior em L&D na Convergence Training

“Um LMS pode ser ‘fácil’ de diferentes maneiras. Em primeiro lugar, deve ser uma solução baseada em nuvem que não exija a instalação de software específico e tornará a manutenção, correções de bugs e novas atualizações de recursos mais fáceis ao longo do tempo.

Não menos importante, porém, é obter um sistema que seja fácil para administradores e (o mais importante de tudo) colaboradores usarem. Estudos mostram consistentemente que uma das principais razões pelas quais as empresas não gostam de seu LMS atual e/ou estão se desfazendo de seu LMS atual é que ele é muito difícil de usar. Estamos todos muito ocupados no trabalho e todos precisamos ser treinados em tarefas específicas, então ninguém tem tempo ou motivação para trabalhar duro para aprender a usar um LMS além de tudo isso. A interface deve ser intuitiva, além disso uma plataforma deve ter dicas úteis integradas “embutidas” no LMS para que, se você não tiver certeza do que é um recurso, possa aprender rapidamente e seguir em frente.

Provavelmente, a melhor maneira de encontrar um sistema que seja fácil para administradores e colaboradores usarem é garantir que ambos os grupos sejam representados no processo de avaliação do LMS. Sobretudo, não cometa o erro comum de não incluir seus futuros alunos no processo de seleção do LMS.”

Para saber mais sobre você pode experimentar o iSpring Learn, um LMS fácil de usar, mas cheio de recursos, que oferece opções abrangentes para fornecer programas de treinamento para colaboradores novos e experientes imediatamente.

Passo 4. Avalie os resultados de seus novos colaboradores

“Não se pode melhorar o que não se pode avaliar” e “O que é avaliado, é executado” são ambos ouvidos com frequência pelos gerentes. E isso se aplica ao treinamento no local de trabalho. Ao medir os resultados do treinamento de novos contratados, você pode resolver vários problemas de uma vez:

• Motivar colaboradores para um melhor desempenho
• Ver se os novatos atendem às suas expectativas e se merecem ser membros efetivos da sua equipe
• Identifique quaisquer deficiências em seus cursos de aprendizagem e programa de treinamento para fazer melhorias no futuro

Um LMS pode ajudá-lo a simplificar o processo de avaliação, automatizando muitas das tarefas de mensuração e gerando relatórios. Por exemplo, com iSpring Learn LMS, você pode acompanhar o progresso do usuário e as taxas de conclusão, verificar os detalhes do questionário, como pontuação média e detalhamento das respostas, e obter dados detalhados sobre o desempenho do grupo.

Para ir mais longe com a avaliação do desempenho de seus alunos, você pode relacionar suas métricas de LMS com as métricas de negócios e ver o quão eficaz o seu treinamento é.

Não apenas controle, mas também suporte

O treinamento de novos colaboradores não é simplesmente um processo formal que implica a entrega de conteúdo de aprendizagem e verificação de resultados. É um trabalho muito mais profundo que ajuda os novos contratados a se integrarem à empresa. Portanto, é crucial motivar e inspirar seus novos colaboradores e garantir que eles se sintam apoiados.

Andrew DeBell, um consultor de treinamento profissional, compartilhou uma série de táticas que podem ajudá-lo a deixar seus colaboradores entusiasmados com o treinamento.

Andrew DeBell, Consultor de Treinamento na Water Bear Learning

• “Crie um plano de comunicação robusto. Antes mesmo de se inscrever ou começar a aprender, os colaboradores precisam saber quem, o quê, quando e como. Portanto, ao iniciar seu treinamento, certifique-se de ter um plano de comunicação robusto e detalhado. Isso pode incluir uma série de e-mails, vídeos de lançamento, questionários, histórias de e-learning interativas e muitos outros meios que contarão a seus colaboradores sobre o treinamento. O plano de comunicação ajuda a aumentar a conscientização sobre a aprendizagem, junto com os benefícios e chamadas específicas para ações que seus colaboradores precisam realizar.
• Explique o “porquê” por trás do treinamento. Os novos colaboradores também devem ter uma imagem clara de “o que eu ganho com isso?” Para conseguir isso, você pode, por exemplo, criar uma série de vídeos de lançamento de treinamento engajantes que explicam como esse treinamento impacta o colaborador e o verdadeiro benefício que ele obterá. Certifique-se de entrevistar o público-alvo e criar conteúdo que fale diretamente com ele e o problema que seu treinamento está resolvendo para ele.
• Torne o primeiro passo incrível. As primeiras impressões são tudo. Se o lançamento do seu treinamento falhar, a participação dos colaboradores continuará a cair. Torne o primeiro passo simples e fácil. Busque pequenas vitórias em vez de módulos grandes e imponentes. Isso pode significar que os colaboradores devem começar respondendo a um pequeno pré-questionário. Ou simplesmente se inscrevendo em um novo sistema que está sendo lançado. Ao criar etapas pequenas e simples para começar, os colaboradores terão uma probabilidade significativamente maior de continuar para a próxima etapa.”

Para apoiar seus novos contratados e ajudá-los a se ajustarem ao local de trabalho com mais rapidez, você também pode fazer algumas coisas simples que não ocuparão muito do seu tempo. Por exemplo, forneça check-ins regulares – durante a primeira semana, envie uma mensagem de texto ou e-mail ao seu novo colaborador para mostrar que você se preocupa com o andamento das coisas e veja se ele tem alguma dúvida que precisa ser respondida. Ou você pode criar uma apostila para seus novos contratados que incluirá marcos de onde eles deveriam estar no dia 5, semana 2 e no final do mês 1 para ajudá-los a planejar seu tempo.

Para resumir

O treinamento de integração define o cenário para o tempo de seus novos colaboradores na empresa. Com a organização e estratégia de treinamento certas, você pode aprimorar o verdadeiro potencial de um novo contratado e ajudá-lo a maximizar seu desempenho com mais rapidez.

Como será o seu treinamento de novos colaboradores em 2021? Por favor, compartilhe sua opinião conosco nos comentários abaixo.