O planejamento estrutural é fundamental para delimitar funções, responsabilidades e a hierarquia corporativa, o que ganha maior clareza no organograma de uma empresa. Essa estrutura visual apresenta a divisão dos cargos e departamentos, facilitando a distribuição e a comunicação entre as equipes no âmbito de uma organização.
Ainda que não seja um requisito corporativo essencial, trata-se de um recurso interessante, especialmente em grandes empresas, auxiliando no onboarding de colaboradores recém-contratados, que ainda não estão familiarizados com a estrutura organizacional vigente.
Neste artigo, vamos abordar o conceito de organograma, apresentar suas principais vantagens e os tipos que a sua empresa pode oferecer aos seus funcionários.
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O que é um organograma de uma empresa?
O organograma é uma representação gráfica da estrutura de uma empresa, apresentando seus cargos e departamentos e facilitando a visualização da cadeia de comando.
Da mesma forma que as famílias fazem árvores genealógicas, as empresas usam gráficos com a estrutura organizacional (organograma) para retratar a hierarquia e alocação de colaboradores nos setores da organização.
Seu objetivo é apresentar a distribuição de cargos, organizando a estrutura da empresa em níveis hierárquicos e evidenciando quem deve se reportar a quem, dentro de cada equipe e área. Sua elaboração se dá no planejamento estratégico da organização, deixando claras as relações e responsabilidades de cada colaborador, gestores e diretores.
Visualmente, o organograma clássico é feito por caixas interligadas de modo a retratar cargos e áreas da organização. Sua distribuição ramificada ilustra a liderança e seus subordinados, partindo do presidente e vice-presidente e chegando até os funcionários nos níveis mais baixos no plano de carreira.
Exemplo de organograma de uma empresa criado no iSpring LearnLMS
O organograma acaba funcionando como um mapa visual de cada setor, destacando os canais de comunicação, as relações hierárquicas entre os diferentes departamentos e cargos existentes. Assim, com a ajuda desse diagrama, verifica-se uma gestão mais eficiente do trabalho e das equipes.
Vantagens de usar um organograma empresarial
Como qualquer ferramenta empresarial, a elaboração do organograma de uma empresa apresenta benefícios, em sua maioria, internos. Vejamos as principais vantagens deste recurso para sua organização.
Maior facilidade durante o onboarding de novos colaboradores
A chegada em uma nova empresa traz inúmeros desafios, como entender a estrutura organizacional, o funcionamento de cada departamento, dos processos e ter uma visão sistêmica da organização.
Após a contratação pelo RH, o novo colaborador conhece sua equipe, mas é difícil fazer uma apresentação de todos os funcionários. Ainda que isso ocorra, em uma empresa pequena, a memorização dos nomes e funções de cada um não é imediata.
Ao criar um organograma que mostre as áreas, gestores e membros, a empresa está entregando uma ferramenta valiosa de consulta para o novo funcionário. É certo que nas primeiras semanas este será um documento importante para saber quem procurar e entender as relações entre os diferentes departamentos.
Maior compreensão da hierarquia da empresa
Toda empresa apresenta relações hierárquicas e o organograma é a ferramenta, por excelência, que oferece uma visão clara dessa estrutura. Ele mostra os profissionais no nível operacional e de gestão, facilitando o entendimento do fluxo de trabalho e das responsabilidades de cada departamento.
Isso facilita a tomada de decisões, a distribuição de tarefas e a entrega de resultados. Quando as pessoas se conhecem e têm clareza nos processos internos, elas sabem exatamente a quem recorrer diante de dúvidas. Isso aumenta a produtividade, ao reduzir o retrabalho e o envio de documentos por e-mails para as pessoas erradas.
Fortalecimento da cultura organizacional
Ao trazer mais clareza para a estrutura organizacional da empresa, um organograma é capaz de deixar claro a posição que cada integrante ocupa, a quem responder e quais são suas funções e responsabilidades. Além disso, as relações entre as áreas ficam evidentes e isso traz a mensagem de que cada pessoa tem seu papel ao contribuir para o sucesso do negócio.
Estimula-se o senso de pertencimento, como também fortalece a transparência, um dos principais valores para as empresas empenhadas em construir uma cultura organizacional forte.
Agiliza a comunicação interna
O organograma retrata a estrutura organizacional, permitindo que os colaboradores saibam a quem devem recorrer e estabelecendo linhas de comunicação ágeis entre os setores da organização.
Por exemplo, imagine que você acabou de saber que deve entregar um relatório até o final do mês. Será preciso alterar suas férias em caráter de urgência e o processo padrão não tem a celeridade necessária. Então procura um conhecido do departamento de recursos humanos, que está fora da empresa. Uma simples consulta ao organograma organizacional informa quem cuidará disso na ausência do encarregado original e, em último caso, seu gestor.
O exemplo acima é uma situação corriqueira em qualquer empresa. Todos os dias um funcionário pode precisar de uma resposta urgente de outro setor e não conhecer os responsáveis ou as formas de entrar em contato com colegas de setores com os quais não há uma comunicação frequente.
Ajuda na identificação de lacunas ou concentração de recursos e pessoal
Pelo seu caráter gráfico, um organograma empresarial simples é uma maneira rápida de identificação de equipes que possam estar super ou subdimensionadas. No caso de uma equipe ter menos pessoas, certamente haverá um acúmulo de trabalho, menor produtividade e motivação.
Por outro lado, se identificado o excesso de pessoal, o RH pode avaliar as habilidades e a formação dos funcionários para realocá-los de acordo com as necessidades do negócio. Dessa forma, a empresa aumenta sua eficiência e faz uma melhor distribuição dos seus recursos.
Auxilia nos processos de reestruturação interna
Toda empresa em fase de crescimento precisa fazer mudanças e realinhar metas e objetivos. Para fazê-lo com eficiência, é fundamental um planejamento estratégico prévio que considere a organização como um todo. Não adianta manter o olhar direcionado em um só aspecto, é necessário compreender todos os processos e departamentos.
Dessa forma, recorrer ao organograma do RH pode ser extremamente valioso. Com ele, será possível observar como as áreas se relacionam, identificar possíveis gargalos no fluxo de trabalho e realizar uma reestruturação que vá contribuir para o aumento da produtividade e traga mais satisfação aos funcionários.
Principais tipos de organogramas
Ainda que seja uma ferramenta usual no mundo corporativo, muitas pessoas não conhecem outros tipos de organograma além do clássico. Assim, separamos alguns dos principais modelos e suas aplicações.
Organograma vertical ou clássico
O organograma vertical é o tipo mais comum nas empresas e, visualmente, parece uma pirâmide. Sua leitura deve ser feita de cima para baixo, com o CEO ou presidente no topo e, a partir dele, descem as linhas para os cargos hierárquicamente inferiores apresentando os diretores, gerentes, coordenadores e, por fim, as equipes.
Ao criar um organograma de uma empresa pequena, este modelo apresenta uma visualização simples da estrutura e níveis hierárquicos. Mas em empresas maiores, ele deverá ser desmembrado para facilitar a representação visual.
Em geral, na elaboração do organograma vertical de uma empresa média ou grande, o RH faz um diagrama com o CEO e os membros das diretorias e cria novos organogramas para cada diretor. Em todo caso, a leitura será sempre feita de cima para baixo, com o maior nível hierárquico no topo.
Organograma horizontal
O organograma horizontal também apresenta a hierarquia da empresa em níveis da cadeia de comando, mas dispõe os cargos lateralmente, com o CEO à esquerda. A leitura deste tipo de organograma será feita da esquerda para a direita, apresentando a estrutura da empresa e seus níveis, funções e departamentos da mesma maneira.
A diferença, e o principal objetivo de montar um organograma horizontal, é tirar o enfoque dos níveis e hierarquias. Assim, um departamento pessoal que opta por essa representação está empenhada em transmitir a mensagem de que a empresa dá menos importância às relações hierárquicas e prefere investir no modelo de autogestão nas equipes.
Organograma circular ou radial
Esse modelo de organograma é amplamente adotado por empresas que priorizam o trabalho em equipe e querem valorizar a comunicação entre seus colaboradores. A estrutura hierárquica ainda está presente, mas ela é suavizada pela disposição circular, com o presidente ocupando o centro. Cada nível hierárquico será disposto em uma camada mais externa.
Algumas empresas modernas buscam uma cultura focada na colaboração, desestimulando a competição entre seus funcionários e acabam optando pelo organograma circular.
Organograma setorial
A estruturação de um organograma setorial costuma partir de um diagrama prévio, já que retrata apenas um setor da empresa. Em geral, ele é utilizado por empresas grandes, com muitos colaboradores, e tem como intuito destacar uma determinada área para representá-la de forma detalhada, com as estruturas internas do setor e seus profissionais.
Organograma matricial
O organograma matricial é utilizado em empresas onde um funcionário responde a dois ou mais gerentes de áreas diferentes. O objetivo é facilitar a colaboração entre setores, a gestão e o acompanhamento das atividades e equipes por meio de uma matriz.
A diagramação do organograma matricial ajuda a retratar com clareza um exemplo que acontece em diversas empresas, quando um colaborador de um setor vai contribuir em um projeto sob gerenciamento de outra área. Nesse caso, ele responde ao seu gestor original, mas temporariamente (e no que se refere a este projeto) também estará numa posição de subordinação a outro líder.
Organograma funcional
O formato do organograma funcional é um modelo que apresenta os níveis de informação e detalhes de cada cargo profissional. Sua importância está no mapeamento das funções, tirando um pouco o foco do indivíduo.
Assim, o organograma funcional, por exemplo, está mais relacionado ao enfoque utilizado para retratar a estrutura da empresa, podendo ser combinado com o tipo clássico ou qualquer outro citado acima.
Outros modelos e aplicações dos organogramas
Além dos tipos de organogramas apresentados neste artigo, existem outros modelos que podem se adequar melhor a uma realidade específica de uma corporação ou um determinado objetivo para o qual foi desenvolvido.
Para citar alguns outros exemplos menos frequentes, temos:
- Organograma em barras – Sua principal limitação é apresentar apenas a hierarquia da empresa.
- Organograma informativo – Além da diagramação visual, oferece dados e informações sobre cada colaborador, como a descrição das funções, obrigações e até fotos das pessoas retratadas.
- Organograma linear de responsabilidades (OLR) – Não foca na hierarquia, mas nas atribuições e atividades de cada indivíduo. Apresenta um formato de tabela com as linhas retratando os cargos, áreas ou pessoas e as colunas, as responsabilidades ou tarefas.
- Organograma departamental – Este modelo apresenta a empresa dividida em seus departamentos e foca em cada um, apresentando a liderança e as equipes abaixo dela.
Modelo de organograma empresarial
O modelo de organograma faz referência aos detalhes e elementos adicionais, como as cores, tipos de linhas, caixas e os aspectos personalizados em geral. Ao criar um organograma administrativo para sua empresa, existem diversas ferramentas que podem ser usadas para isso.
Algumas plataformas oferecem recursos básicos, mas o ideal é combinar as necessidades da empresa e buscar uma ferramenta completa, capaz de atender todas as demandas da organização. O iSpring Learn é um LMS com uma funcionalidade exclusiva para criar organogramas, mas esse é apenas um dos seus atributos. Com ele, você configura todos os detalhes e personaliza seu organograma usando as cores da sua empresa.
Com iSpring Learn, você pode personalizar seu organograma usando as cores da sua empresa.
Como fazer um organograma de uma empresa
Preparamos um passo a passo simples para te ajudar a montar o organograma hierárquico da sua empresa.
1) Organização do conteúdo
Neste primeiro momento da estruturação de um organograma, o time de recursos humanos precisa organizar todo o conteúdo sobre a empresa. Essa pode ser uma tarefa extremamente longa e trabalhosa, mas com os recursos certos, é possível reduzir muito o esforço.
Uma plataforma como o iSpring Learn permite criar rapidamente um organograma de empresa pequena, média e grande. A grande facilidade está nas integrações com o CRM, o que viabiliza a importação dos dados dos funcionários em poucos minutos e a criação de organogramas interativos em minutos. Depois, basta ajustar os detalhes, escolhendo a diagramação e as informações que deseja incluir.
2) Escolha do tipo de organograma para a empresa
A escolha do tipo de organograma deve ser feita considerando a mensagem que a empresa deseja transmitir aos seus colaboradores. Caso a hierarquia seja um fator relevante na sua organização, ela deve ser retratada e enfatizada no organograma de cargos.
Mas se o ambiente da empresa for mais descontraído e com ênfase no trabalho em equipe, o ideal é optar por um modelo que seja compatível com a estrutura organizacional existente.
3) Elaboração dos organogramas
É possível criar um organograma plano em diversos softwares, mesmo não sendo próprios para isso, como as plataformas de apresentação e de imagem. Nesse caso, o resultado pode não ser tão profissional ou demandar um trabalho ainda maior para traçar as linhas e caixas para cada cargo.
Por isso, elaborar seu organograma com a ajuda do iSpring Learn é um processo fácil e dinâmico. E mais, você terá acesso a recursos que vão conferir uma nova visão sobre a sua empresa, como a possibilidade de criar cartões para cada cargo e funcionário, incluindo os dados do profissional e as formas de entrar em contato.
Caso queira algo ainda mais personalizado, você pode adicionar outras informações, como a data de aniversário, por exemplo. Os benefícios para um clima organizacional mais descontraído e agradável são evidentes.
4) Divulgação do organograma
A divulgação de um organograma na empresa é a última etapa, quando já está finalizado e diagramado. É interessante deixá-lo disponível em um local acessível pelos colaboradores, para servir de fonte de consulta, quando necessário.
Com o iSpring Learn, os organogramas são publicados no portal corporativo, em apenas alguns cliques. Ainda é possível ocultar departamentos e definir as informações que deseja exibir no modelo publicado para os times da sua organização.
Além disso, é interessante criar um organograma simplificado para a publicação no site da empresa, assim clientes e interessados também podem ter acesso à estrutura corporativa e saber a quem recorrer caso queiram estabelecer alguma relação comercial.
Exemplos de organograma
Para facilitar a visualização dos diferentes modelos de organograma que as organizações podem escolher, separamos alguns exemplos que você pode elaborar para retratar a estrutura interna da sua empresa.
Organograma vertical
Este modelo clássico é, sem dúvida, o que todos conhecem. De toda maneira, a estrutura verticalizada da empresa oferece uma forma clara e visual para compreender como cada área da empresa se relaciona com as outras, evidenciando toda sua hierarquia.
Organograma horizontal
Neste exemplo de organograma empresarial, o foco está em suavizar a hierarquia. A forma como as informações e estruturas das funções estão dispostas retrata um rigor menos engessado, fazendo deste um modelo utilizado por organizações que buscam profissionais responsáveis por seu próprio trabalho.
Organograma circular
Este exemplo de organograma, apesar de não ser muito comum, transmite uma ideia que é cada vez mais frequente nas empresas, de colaboração e trabalho em equipe. Um dos principais valores de empresas tradicionais era a existência de uma estrutura de cargos rígida, mas isso não tem sido o enfoque das empresas mais modernas.
Esses são apenas alguns exemplos para te ajudar a decidir qual modelo de organograma utilizar na sua empresa.
Além disso, a ideia dos organogramas pode ser aplicada também aos processos do negócio, ou seja, é possível utilizar as mesmas ferramentas para criar um gráfico que retrate informações de modo a contribuir para o melhor entendimento de um processo.
Assim, surge o organograma de atividades, de projetos e de divisão, cada tipo de gráfico terá seus objetivos particulares, mas será sempre uma forma de transmitir informações de forma visual.
Conclusão
Fazer um organograma empresarial pode ser considerado desnecessário por alguns times de RH, mas acreditamos que nosso artigo tenha deixado claro como essa ferramenta pode ser extremamente útil para as organizações. Ter um documento instrutivo que mostra o funcionamento do negócio pode ser o diferencial para obter resultados melhores.
Com este artigo, apresentamos os principais formatos dessa ferramenta, destacando sua aplicação e a importância de profissionais terem acesso a uma visão sistêmica das hierarquias da empresa. Além disso, mostramos como você pode criar um organograma de funções interativo com a ajuda do iSpring Learn.
Agora, conhecendo os benefícios e estratégias profissionais, o que você está esperando para começar a montar o seu? Baixe a versão teste do iSpring Learn e crie o organograma de uma empresa em apenas alguns minutos.
Perguntas frequentes sobre organogramas
1) Quais são os tipos de organograma empresarial?
Existem diversos modelos de organogramas e eles variam de acordo com a sua diagramação ou com o que pretendem retratar. Para citar os mais comuns no meio corporativo, temos o organograma vertical, que é o modelo clássico, o horizontal, circular, matricial, funcional entre outros.
2) Como fazer um organograma de uma empresa?
A primeira coisa a se definir antes da criação de um organograma é o significado ou o objetivo que quer que este documento tenha. A depender da mensagem que pretende transmitir, você escolherá um tipo de organograma. Em seguida, deve reunir as informações sobre o funcionamento da organização, mapear cada área da empresa e, então, criar a estrutura do negócio de forma visual.
3) O que é organograma e fluxograma?
O organograma é um diagrama que apresenta a estrutura hierárquica de uma empresa, detalhando as estruturas das áreas e departamentos, com os membros da equipe e da gestão. Por sua vez, o fluxograma é um diagrama que representa as etapas de processos e operações.
Assim, um exemplo de um organograma empresarial retrataria os colaboradores distribuídos nas suas áreas, até chegar ao CEO, enquanto o fluxograma iria retratar a cadeia produtiva do seu principal produto.
